Assistant de Direction H/F - Neotoa

« Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa !

Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, salariés de Néotoa partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d'un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : Solidarité, Audace, Considération & Pérennité.

Notre épanouissement n'est pas qu'une mission des Ressources Humaines, c'est bien au-delà, un engagement d'entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, cela se traduit par :

- Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat).
- Une mobilité interne favorisée : 1 poste sur 3 pourvus en interne en 2024.
- Un parcours d'intégration individualisé.
- La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous.
- Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (6% de la masse salariale !).
- Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télétravail, des RTT...
- Une politique sociale dynamique : Primes de fin d'année & de vacances, Intéressement, Forfait mobilité durable, Egalité Femme/Homme avec l'allongement du congé maternité/paternité, Dispositif de retraite progressive supra-légal...
- La prise d'initiatives étendue : Eh oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?

Passionné(e) par l'administration et doté(e) d'un sens aigu pour le service, vous recherchez à évoluer au sein d'une structure dynamique et engagée auprès de ses clients ?

Vous cultivez également un vif intérêt pour le secteur de l'immobilier, et plus particulièrement pour le secteur du logement social ?

Ce poste pourrait être fait pour vous !

Au sein de Neotoa, la Direction Habitat et Clientèle (DHC) porte une politique centrée sur la qualité de service et la relation aux locataires.

Son ambition : assurer la tranquillité résidentielle, faciliter l'accès au logement et garantir une expérience client harmonieuse.

La DHC regroupe les agences Néotoa ainsi que le pôle animation commerciale et sociale, et intervient au coeur de la relation avec nos locataires et partenaires.

Vous rejoignez une équipe composée de la Directrice DHC, de la Directrice Adjointe et d'une Chargée de données et études métiers.

En tant qu'Assistant(e) des responsables de la DHC, vous assurez un rôle central de soutien administratif, organisationnel et transversal auprès des responsables d'agences, du Pôle Animation Commerciale et Sociale (PACS) et de l'équipe de direction de la DHC.

Vous contribuez à l'harmonisation des pratiques, à la synergie interne au sein de la DHC et participez à la mise en oeuvre de la politique qualité de service et relation clients.

Plus concrètement, vos missions sont les suivantes :

1.Soutien administratif des marchés d'entretien et à bon de commande :

- Saisir des bons de travaux dans notre outil de gestion (Ulis)
- Suivre administrativement les marchés : avenants, indexations, clauses de réexamen
- Archiver et gérer la base documentaire dans la GED

2.Soutien administratif général :

- Créer des supports de présentation
- Préparer et mettre en forme les éléments de reporting pour le conseil de concertation locatif (CCL) et diverses instances internes et externes.
- Réaliser des e-mailings et des publipostages
- Participer à la rédaction ou l'amélioration des documents de processus dans le cadre du Système de Management Responsable (SMR)
- Rédiger des courriers, ordres du jour, notes et comptes rendus
- Mettre à jour la gestion documentaire

3.Facilitation de la transversalité au sein de la DHC :

- Planifier et contribuer à l'organisation des réseaux d'activités DHC et autres réunions internes liées aux métiers de la DHC
- Produire et analyser les reportings destinés aux agences.
- Mettre à jour et faire vivre le site d'équipe de la DHC en lien avec la chargée de données.
- Collecter et centraliser les besoins exprimés par les équipes de la DHC
- Passer des bons de commande et des bons de travaux en fonction des besoins de la DHC

4. Traitement des demandes d'informations spécifiques :

Signal Logement

- Renseigner les demandes usagers dans la plateforme Signal Logement.
- Alimenter ou créer des demandes dans notre logiciel interne de suivi clients (Edeal)
- Participer aux instances en visioconférence.
- Organiser les temps d'échanges avec la Direction Départementale des Territoires et de la Mer (DDTM)

Demandes externes :

- Transmettre les informations relatives aux traitements réalisés par les agences en demandant la suppression de contacts des tiers concernés de listes spécifiques aux agences (emailing, tableau, communication) dans le cadre du respect du RGPD.
- Répondre aux demandes sans réquisition des forces de l'ordre sauf Quartier Prioritaire de la Ville (QPV) rennais.
- Centraliser et orienter la réponse à des demandes diverses.

Et si c'était vous ?

Titulaire d'un Bac +2/Bac +3 dans le domaine du secrétariat, gestion des PME/PMI ou d'une licence professionnelle dans l'habitat social, vous justifiez d'une expérience d'au moins 4 ans sur un poste similaire.

Une connaissance du logement social ainsi qu'une expérience dans ce domaine serait un véritable atout et faciliterait la prise en main du poste.

A l'aise avec les outils bureautiques, vous savez concevoir des supports clairs, ainsi que des tableaux de reporting utiles au suivi de l'activité de la DHC. Votre aisance avec les outils numériques et votre facilité d'apprentissage vous permettent d'adopter rapidement de nouveaux logiciels.

Reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre réactivité vous savez gérer, des demandes simultanées.

Doté(e) d'un sens du service, vous faites preuve de disponibilité et de flexibilité dans la gestion des demandes quotidiennes.

Vous appréciez ainsi le travail en transversalité et vous êtes à l'aise pour échanger, collaborer et "aller vers" différents interlocuteurs au sein de la DHC et de Néotoa plus largement comme avec les partenaires externes.

Enfin, votre esprit d'analyse et de synthèse est également une compétence reconnue et serait un atout dans l'exercice de ces fonctions.

Modalités du poste :

- Poste à pourvoir en CDI, temps plein (38h45- RTT)
- Poste basé au siège à Rennes (proche station Anatole France)
- Télétravail possible
- Déplacements à prévoir auprès des différentes agences Neotoa
- Selon la convention collective des offices publics de l'habitat, classe d'emploi 4