Assistant Administratif du Parc Automobile H/F - Urgences Liaisons Services

Missions principales :

- Nouveau véhicule :
o Gestion de la réception véhicule
o Création / MAJ des dossiers numériques (Contrat, logiciel Parc, Alerte C.R., affectation.)
o Création dossier papier véhicule (Lutin) et administratif (papier et numérique)
o Facturation Dépôt de garantie, frais de dossier, loyer
o Commande équipements véhicule (Vignette Crit'Air, géolocalisation, chronotachygraphe .)
o Souscription d'assurance et résiliation
o Gestion des doubles de clé
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Sortie véhicule :
o Gestion des sorties de véhicules (organisation, dossier de cession .)
o Facturation rachat
o Information aux équipes d'exploitation
o Résiliation des assurances
o Gestion des remises en état des véhicules
o Gestion des rachats au crédit bailleur (vente marchand è rachat VR)
o Classer et archiver les documents
o Réalisation des procédures métiers

- Assurances :
o Réception et suivi des déclarations de dégâts matériels
o Gestion des dossiers sinistres assurances
o Relation avec les tiers (48 heures max)
o Déclaration de sinistres
o Suivi expertise (-2 semaines)
o Suivi travaux (temps d'immobilisation)
o Gestion des épaves (crédit bailleur, assurances .)
o Suivi des bris de glace
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Véhicules de location :
o Gestion des entrées / sorties (assurance, suivi dossier « Etat du véhicule »)
o Gestion des remises en état des véhicules
o Suivi des restitutions
o Assurances
o Suivi des sinistres
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Commandes (interventions prestataires) :
o Définition du besoin
o Création des commandes
o Suivi de la réception des fournitures
o Gestion des documents administratifs (Bon de livraison)
o Gestion dans le logiciel de parc (création, livraison, affectation)
o Gestion des retours (bon de reprise, avoirs)
o Gestion des consignes
o Réalisation des procédures métiers
- Optimisation des coûts

Pré-requis du poste
Compétences Techniques :
- Bonne connaissance de l'ensemble des normes et procédures QHSE (qualité, hygiène, sécurité et environnement)
- Connaissance des réglementations liées au transport et à la sécurité
- Maîtrise des règles de sécurité et les normes réglementaires liées à l'utilisation du matériel sur chantier
- Maîtrise des outils de bureautique (logiciel de calcul, traitement de texte, PowerPoint)
- Maîtrise de la gestion et du suivi de budget
- Capacités à gérer des bases de données (tableaux croisés dynamiques, recherche V.)
- Maîtrise de la production d'analyses des données traitées

Savoir être :
- Organisé / avoir le sens de l'initiative
- Rigoureux
- Patient
- Capacité relationnelle et communication
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'adapter / gérer une situation d'urgence

Savoir-faire :
- Maitrise des outils informatiques
- Savoir rendre compte de son activité
- Expérience dans le métier du transport ou de l'automobile.

Experience: 1 An(s) - sur même poste

Compétences: Planifier l'attribution ou l'utilisation d'un véhicule,Planifier les réceptions de véhicules,Suivre et contrôler la conformité réglementaire d'utilisation de véhicules (contrôle technique, assurance, permis, temps de repos, ...),Organiser le travail d'une équipe

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de camions avec chauffeur