Assistant de Gestion H/F - les Docks

Votre profil

Vous assistez le dirigeant dans toutes les tâches de gestion administrative / RH / comptabilité.

Polyvalent(e) , à l'aise avec les outils numériques classiques, vous avez envie par votre rigueur et votre expérience de contribuer au développement de notre établissement dynamique.

Vous maitrisez Excel, et les outils classiques de gestion RH.

Vous intervenez à la fois dans le domaine de la gestion administrative et dans ceux de la comptabilité et de la paie / RH (en lien avec notre expert comptable).

Vos missions principales

Assistance auprès de la direction
- Vous exercez un rôle de support : relayez les consignes de la direction, partagez les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
- Vous actualisez, classez, archivez les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.

Gestion administrative et des ressources humaines (en lien direct avec notre expert comptable et gestionnaire de paie)

- Vous assurez un accueil téléphonique et la gestion des emails
- Vous organisez les agendas, gérez la réservation de salle, et la formalisation des contrats de locations, etc.
- Vous participez au paramétrage des outils de vente (Carte, tarifs, etc.)
- Vous administrez le personnel : Entrées / Sorties, Planning absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, mutuelles, notes de frais, dossiers collaborateurs.
- Vous gérez les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
- Vous assurez le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).

Gestion comptable et financière (en lien direct avec notre expert comptable et gestionnaire de paie)
- Vous suivez le budget réel / prévisionnel et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs.)
- Vous analysez et suivez la trésorerie, gérez des dossiers de financement, recherchez et proposez des solutions de gain et d'économie.
- Vous gérez les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux.
- Vous prenez en charge le suivi global de la facturation clients et fournisseurs.
- Préparation des devis de location et de privatisation
- Vous gérez l' émission, le règlement et le suivi des factures clients et fournisseurs
- Vous préparez les éléments comptables (factures, tableaux de suivi, notes de frais)
- Vous tenez à jour les outils de suivi de la performance et de suivi budgétaire, et diffusez les informations et les reporting.

Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques, bases de données, tableurs, logiciel comptable, logiciels spécifiques
- Bonnes connaissances en gestion, comptabilité
- Capacités rédactionnelles
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Autonomie
- Polyvalence

Diplôme souhaité

Formation de niveau Bac +2/3
- BTS assistant de gestion PME-PMI - assistant de direction - assistant de manager - comptabilité et gestion
- DUT gestion entreprises et administrations - gestion administrative et commerciale
- Licence professionnelle gestion PME-PMI - assistant de manager - gestion administrative

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Gestion des fournisseurs,Logiciels comptables,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Suivi des indicateurs de performance,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Définir les plannings et congés de ses équipes,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maintenir une relation clientèle de qualité,Réaliser des actions de prospection de vente ou de location,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Vérifier les factures et les paiements

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).