Gestionnaire Administratif - Administrative du Conseil Médical des Hautes-Pyrénées H/F - Dreets Occitanie

CONTRAT DE 3 MOIS

NIVEAU DEBUTANT

Groupe RIFSEEP 3

Dans le cadre de la gestion des dispositifs d'Etat et de fonctions de secrétariats spécifiques, vous serez chargé (e) des missions suivantes :

1 / Secrétariat du conseil médical
- Enregistrer et suivre les dossiers (VADIM + papier)
- Préparer et participer aux séances des instances médicales
- réceptionner, analyser, traiter et saisir les demandes
- informer, conseiller et rédiger les réponses aux demandeurs
- proposer et mettre en forme les décisions
- mettre en circulation les informations utiles aux autres services et aux partenaires
- produire et transmettre des informations de synthèse (statistiques, tableaux de bord)
- suivi de la boite mail générique
- gestion des agendas
- réservation des salles de réunion
- programmation des rendez-vous, des réunions et préparation des fonds de dossiers
- rédaction des compte-rendus
- contribution à la circulation de l'information

2/ Vacances adaptées organisées
- Réception et enregistrement des déclarations
- Vérification de la complétude des dossiers
- Enregistrement et remplissage du tableau de suivi

3/ Participation aux missions du service PSE pour en assurer la continuité en l'absence de collègues ou en cas de charge supplémentaire de travail à partager, avec une attention particulière sur la continuité du service sur le volet logement en lien avec les agents concernés.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

-Connaissance de la réglementation spécifique aux domaines d'activités
- Maîtrise de la rédaction administrative
- Maitrise informatique et NTIC : pratique courante d'outils de bureautique et utilisation de logiciels spécifiques
- Connaissance des organisations des administrations et organismes en lien avec la DDETSPP

Savoir être :Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Organisation, rigueur, méthode et respect des échéances
- Faire preuve de qualités relationnelles
- Disponibilité

Savoir-faire :

-Maîtrise des outils bureautiques, applications spécifiques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative
- Rédaction et mise en forme de documents
- Élaboration et suivi des tableaux
- Capacités d'analyse et de rendre compte