Agent Chargé du Recueil des Demandes de Cni - Passeports et de l'Accueil et d'Assister La... H/F - Communes

Ce poste est partagé entre deux services, au sein desquels vous exercerez vos missions à parts égales, soit 50% de votre temps de travail dans chacun des deux services.

Service à la population :
Sous l'autorité du responsable du service population, vous exercerez les missions suivantes :

- CNI/ passeports :
- Accueil des usagers et transmission des dossiers via le dispositif de recueil, gestion administrative (prise de rendez-vous, préparation des plannings, suivi administratif des dossiers)

- Accueil uniquement en cas d'absence de l'hôtesse d'accueil ou de sa remplaçante :
- Transmission des documents des usagers aux différents services
- Accueil du public sur place ou par téléphone
- Envoi par mail, aux différents services, des messages des usagers
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Affichage d'informations
- Réception des colis de l'ensemble des services
- Affranchissement quotidien du courrier
- Tri du courrier déposé par la poste

Service Éducation :
Sous l'autorité du Directeur du service Education, vous exercerez les missions suivantes :
- Gestion et suivi RH des demandes de contrats du service en lien avec la responsable Extra et Périscolaire
- Préparation et suivi des demandes de bons de commande du service
- Suivi du budget des équipes éducatives scolaires
- Aide globale à la Direction de l'Education
- Suivi de la base de données des demandes en matériel, des stocks, et de l'inventaire

Savoir :
- Fonctionnement interne des services
- Techniques et outils de communication
- Fonctionnement du standard téléphonique et d'internet
- Organisation et activités des services
- Organigramme de la collectivité
- Techniques d'écoute
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Outils bureautiques, logiciels métier

Savoir-faire :
- Accueillir le public avec amabilité
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Conserver son calme dans des situations de stress
- Gestion du dispositif de recueil CNI/ passeports et accueil des usagers par roulement avec les autres agents du service et gestion du planning de rendez-vous

Capacités
- Expérience significative sur un poste similaire
- Qualités relationnelles et rigueur reconnues
- Discrétion professionnelle
- Savoir respecter l'usager et la confidentialité
- Diplomatie
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Sens du service public
- Ponctualité
- Esprit d'équipe
- Disponibilité
- Méthodologie

Conditions :
Permanence à effectuer ponctuellement le Samedi matin à l'Hôtel de Ville