Assistant Administratif - Mairie de la Madeleine H/F - Communes

La Mairie de La Madeleine recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve)

Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les administrés à propos des activités périscolaires et extrascolaires et des écoles et orienter vers la MPEFP pour les demandes relevant de la petite enfance
- Enregistrer les inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires Participer au mailing aux familles

Gestion du portail Famille Assister le paramétrage CIRIL et la gestion des requêtes
- Réceptionner, transmettre ou traiter les courriels sur le portail famille
- Paramétrage des ALSH en duplication sous le contrôle de la responsable du Service Enfance
- Gestion des requêtes auprès de Ciril

Gestion des outils internes
- Participer à la dématérialisation des outils et des échanges avec les directeurs ALSH et référents périscolaires
- Proposer des outils de suivi du matériel et stockage

Participer à la création et au suivi des TDB
- Proposer et suivre la tenue des tableaux de bords d'activité

Gestion et suivi des accueils ADP
- Assurer le suivi des démarches provenant du service jeunesse pour les demandes d'accueils type « argent de poche »

Communiquer sur les actions
- Transmettre les informations et actualiser auprès du service communication les supports (site de la ville, Magdeleine, Portail famille etc)
- Réceptionner, contrôler et mettre en forme des outils de communication des activités périscolaires et extrascolaires (plannings, projets etc.)
- Gérer la mise à jour et la mise en forme des dossiers internes (DIFU, Job Dating etc.)
- Gérer la plateforme de communication entre la Ville et les familles lors des séjours

Gestion RH
- Gestion de la paie des animateurs en lien avec les RH
- Suivi des contrats des équipes d'animation en l'absence de l'agent référent

Savoirs :
- Maîtrise confirmée de l'outil informatique (internet, mailing, tableur, Word, facilité à intégrer l'utilisation de logiciels spécifiques)
- Bonne connaissance des règlements et procédures internes

Savoir-faire :
- Savoir écouter, analyser
- Savoir organiser son espace et son temps de travail
- Compétences de synthèse et rédactionnelle à l'écrit (mails, informations etc...)
- Savoir réaliser des synthèses chiffrées

Savoir être :
- Sens de l'accueil et du service public
- Rigueur, organisation et réactivité
- Discrétion et convivialité
- Polyvalence et travail en équipe