Université Lyon 1 - Secrétaire H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le Service de Médecine et Santé au Travail du Personnel (SMSTP) est l'un des services centraux de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il a pour objectif de préserver la santé physique et mentale des travailleurs dans toutes les professions. Son rôle est aussi de prévenir les risques professionnels et leurs dommages sur la santé du personnel.

Le service est composé de :
- 3 médecins de prévention
- 3 infirmières dipômées d'Etat en santé au travail
- 3 secrétaires

Le SMSTP est situé sur deux Campus : LyonTech Doua Bât. Dirac (Villeurbanne) et LyonTech Doua secteur Sciences IUT (Villeurbanne), Lyon-Est Rockefeller (Lyon 8).

Vous aurezpour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.

Vos activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
- Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
- Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
- Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
- Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail...
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
- Préparation des missions et des stages du médecin et de l'infirmière (gestion sur NOTILUS)
- Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l'agent
- Gestion du courrier postal
- Classement et archivage des documents
- Encadrement ponctuel de nouvelles secrétaires du service
- Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

- Outils bureautiques Pack office/Internet/Intranet
- SIHAM en consultation du dossier agent
- MEDTRA (logiciel métier médical)
- OUTLOOK (gestion des agendas)
- DEDOM pour les missions

Compétences attendues:

- Savoir gérer des agendas
- Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
- Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Connaissances :

- Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir être :

- Sens du relationnel
- Sens de l'organisation
- Savoir rendre compte
- Aptitude au travail en équipe
- Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
- Respect du devoir de confidentialité et du secret médical

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine:

entre 1 et 3 ans