Secrétaire de Direction - DRH H/F - Service Public

La Direction des Ressources Humaines de territoire comprend :

- Un Directeur des Ressources Humaines ;
- Un Directeur Adjoint des Ressources Humaines ;
- Quatre Responsables Ressources Humaines ;
- Une assistante de direction ;
- Trois secrétaires de direction ;
- Des départements structurés en secteurs placés sous la responsabilité de responsables transversaux et territoriaux assistés de gestionnaires :
- Recrutement - Mobilité - Gestion des personnels contractuels,
- Gestion des carrières - Retraites - Concours ;
- Développement professionnel ;
- Politique sociale et prévention des risques ;
- Pilotage de la masse salariale, rémunération, gestion du temps de travail et des absences
- Une cadre supérieure de santé chargée du Centre de formation continue du Centre Hospitalier de Brive.


ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique:

- Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous);
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.

Gestion administrative:

- Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines;
- Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines;
- Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers;
- Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents (ouverture, enregistrement);
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports;
- Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH;
- Reproduction de documents;

Ordres de mission et frais de déplacement:

- Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

Grèves:

- Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

Stages:

- Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
- Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

CGOS:

- Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
- Diffusion des actions proposées par le CGOS
- Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS

MNH:

- Information et conseil auprès des agents dans le domaine des prestations offertes par la MNH
- Traitement et mise à jour des données MNH sur GRH
- Accueil et organisation des permanences du conseiller MNH (tous les mois)

Télétravail:

- Enregistrement, suivi et archivage des conventions; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES

Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l'absence de l'Assistant(e) de Direction:

- Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles);
- Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants;
- Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service;
- Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines;
- Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

Connaissanceset savoir-faire;

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)
- Organisation, priorisation et planification des tâches confiées
- Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
- Aisance rédactionnelle
- Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
- Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
- Techniques de prises de note

Savoir-être :

- Disponibilité
- Rigueur, méthode
- Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens des relations humaines
- Capacité à travailler en équipe

Profil de formation recherché:niveau 4 (Bac ou équivalent) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.