Responsable Administratif·ve du Département Marketing Vente H/F - Université de Lille

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie ASI ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu'aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

MISSIONS

Le (la) Référent·e de pôle a pour mission de coordonner et d'animer les activités administratives du pôle de formation Marketing Vente (2 parcours de Licence 5 parcours de master).
Il (elle) encadre et anime 6 gestionnaires de l'offre de formation du pôle ;
Il (elle) est amené·e à gérer un secrétariat de formation

ACTIVITÉS

- Référent·e du pôle pour toute question administrative
- Référent·e Handicap du pôle en collaboration avec le service de la vie étudiante dont la responsable est référente handicap pour la composante
- Accueillir et renseigner les enseignants vacataires sur le fonctionnement du service et la logique des procédures
- Participer, au nom du pôle, en lien avec le service communication, à l'organisation des réunions de rentrée, de la journée portes ouvertes et des salons (réunion d'information, sollicitation des enseignants et des équipes administratives)

Dans le cadre du département :
- Coordonner les examens (gestion des salles gestion des surveillants)
- Coordonner des délibérations et les listes de diplômes
- Coordonner l'archivage des dossiers étudiants, PV examens ...
- Interlocuteur·trice et coordinateur pour les questions de scolarité

- Coordonner les déclarations de services prévisionnels et faits des enseignant
- Être modérateur·trice dans le cadre de la gestion des salles du site

Gérer une formation
- Participation aux différents comités de perfectionnement, rédiger le compte rendu
- Gestion hiérarchique des gestionnaires du pôle
- Gérer les présences et les congés des gestionnaires en veillant à la continuité du pôle
- Assurer les formations de premier niveau aux gestionnaires
- Réaliser les entretiens professionnels

Missions en gestion
- Assurer la logistique : être le correspondant des services transversaux pour toutes les questions liées au fonctionnement du Pôle
- Coordonner les besoins en fournitures
- Préparation et suivi budgétaire du pôle
- Préparation des comptes financiers de la formation professionnelle

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication

Accueillir les populations concernées
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel

Bac +2 minimum exigé pour les agents contractuels. Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Utilisation des logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE/E-Candidat).
Outil de gestion des salles (ADE).