Assistant au Pôle d'Appui Administratif H/F - France Travail

Sous la responsabilité directe de la cheffe de pôle d'appui, vous intervenez principalement en appui au pôle véhicules interdépartemental.
A ce titre, vous assurez :
- l'accueil téléphonique et physique,
- la gestion des délivrances de cartes,
- la gestion administrative des dossiers de RTI (réception à titre isolé),
- un premier renseignement du public dans le domaine des véhicules,
- la gestion des titres de paiement en liaison avec le régisseur des recettes
- le classement et l'archivage des dossiers «véhicules»,
- vous suivez des délais pour l'activité véhicules,
- vous récupérez des statistiques, le cas échéant selon votre profil, en appui à la préparation des visites de surveillance des centres de contrôle technique de véhicules,

Vous intervenez également en appui aux subdivisions environnement en assurant le suivi administratif des demandes d'avis sur autorisation d'urbanisme (réception, attribution, suivi des réponses...) en lien avec une collègue.
Tant que de besoin, vous apportez un appui ponctuel à vos collègues ou vous pourrez être amené à prendre en charge des missions transversales (achats, frais de déplacements...).
Une adaptation du contenu des missions pourra être étudiée en accord avec vous et la cheffe du pôle d'appui administratif, selon expérience et capacité.
Dans l'exercice de vos missions, vous aurez des relations avec des particuliers, des professionnels des véhicules routiers (garages, constructeurs, aménageurs, importateurs), des exploitants et contrôleurs des centres de contrôles techniques des véhicules, d'autres agents et opérateurs, des services instructeurs d'autorisation d'urbanisme etc.

Le poste requiert :
- Maîtrise des outils bureautiques et appétence pour les solutions numériques ;
- Capacité d'adaptation, notamment pour intégrer les connaissances techniques associées à l'activité véhicules ainsi que ses processus de gestion dématérialisés ;
- Sens des relations humaines et du service public pour interagir avec des publics externes variés (usagers, professionnels, etc.), en alliant fermeté et courtoisie dans l'accueil et le renseignement de premier niveau ;
- Rigueur organisationnelle pour gérer ses activités en respectant les objectifs fixés, dans un contexte en mutation ;
- Esprit collaboratif, avec une aptitude à travailler en étroite synergie avec les collègues ayant les compétences techniques.

À compétences égales, les candidatures des bénéficiaires de l'obligation d'emploi seront étudiées prioritairement.

Experience: 2 An(s) - sur même poste

Compétences: Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Classement, archivage,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,Assurer la gestion administrative d'une activité,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Maintenir une relation clientèle de qualité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Gérer la communication interne et externe,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Connaissance des règles :classement et d'archivage,Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.,Techniques de numérisation des documents,capacités rédactionnelles

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).