Responsable de la Scolarité H/F - Groupe Vi

Présentation du poste

En tant que Responsable de la scolarité de CFA appartenant au Groupe Visionnaire Institute, vous intégrez une équipe pluridisciplinaire composée des pôles suivants : pédagogie, Direction du CFA V2S, Direction du CFA VSS, Communication, Commercial, Administratif, financier et qualité

Vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des parcours de formation et êtes un appui organisationnel essentiel pour l'ensemble des pôles.

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Vos missions

Placée sous la responsabilité de la Coordinatrice des pôles, la scolarité contribue à la mise en oeuvre de la politique éducative du CFA. Le/La Responsable de la scolarité organise et suit quotidiennement les apprenants et assure une relation directe avec les apprentis et les formateurs.

Suivi de la scolarité des apprentis

- Accueillir et informer les apprentis sur leurs droits et devoirs

- Éditer, faire signer, recueillir, classer et conserver les feuilles d'émargement

- Tenir à jour quotidiennement les fichiers d'absences et de retards

- Transmettre quotidiennement les relevés d'absences et de retards aux employeurs

- Contacter les apprentis (téléphone, e-mail, messages) en cas d'absence

- Suivre les procédures internes et tenir à jour le fichier de suivi des ruptures apprentis/employeurs

- Notifier et traiter les réclamations et initiatives des apprentis selon les procédures internes

- Gérer les actes administratifs liés à la scolarité (traitement des dossiers d'inscription)

Accueil et accompagnement des formateurs

- Tenir à jour le fichier de suivi des formateurs (absences, retards)

- Suivre et récupérer les livrables liés aux examens ( dossiers professionnels, les ECF, livrets ECF,.)

- Être un appui opérationnel pour les formateurs

- Contacter et informer les formateurs de tout changement organisationnel

Organisation des sessions d'examen

- Apporter un renfort lors des sessions d'examen (organisation des salles, logistique)

- Récupérer et centraliser les livrables des épreuves d'examen

Reporting et communication interne

- Réaliser des reportings chiffrés (nombre d'apprentis en formation, absences, etc.)

- Remonter à la Coordinatrice des pôles tout dysfonctionnement ou difficulté rencontrée

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Exprimez votre potentiel

Compétences requises OBLIGATOIRES :

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un Centre de Formation d'Apprentis (CFA)

- Connaissance de l'architecture des diplômes de l'enseignement supérieur français et des titres professionnels du Ministère du Travail

- Solide culture administrative, rigueur, implication et dynamisme

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

- Sens de l'organisation et capacité d'anticipation

- Bon niveau d'expression écrite et orale

Savoir-être

- Esprit enthousiaste, curiosité, sens du collectif

- Rigueur, adaptabilité et force de proposition

- Disponibilité et réactivité face aux sollicitations urgentes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des conflits dans un environnement éducatif,Planification d'activités éducatives,Planification de sessions de formation,Surveiller les progrès des étudiants et fournir des retours constructifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes