Assistante Administrative et Support Opérationnel H/F - C.4.C

Dans le cadre de la croissance de notre bureau d'études techniques spécialisé dans le bâtiment, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour renforcer notre équipe.
Notre structure intervient sur différentes expertises : diagnostic immobilier, maîtrise d'oeuvre en désamiantage et déplombage, ainsi qu'en gestion de projet.
Entreprise à taille humaine d'une vingtaine de collaborateurs, nous poursuivons notre développement et renforçons notre pôle administratif.
Le poste est rattaché à la Direction Administrative et Financière et intervient au coeur de l'activité, en lien avec les équipes opérationnelles.
Nous recherchons une personne organisée, impliquée et à l'aise dans le travail d'équipe, capable d'échanger et de faire avancer les sujets au quotidien.

Votre rôle :

Vous intervenez sur des sujets administratifs variés et contribuez à la bonne organisation de l'entreprise.
Au quotidien, vous travaillez en lien direct avec la Direction Administrative et Financière tout en accompagnant les équipes opérationnelles dans le suivi administratif de leurs missions.
Votre mission principale : assurer le suivi administratif des activités et faciliter le travail des équipes.

Vos missions :

> Rattachée à la Direction Administrative et Financière, vous intervenez sur les sujets administratifs liés au fonctionnement quotidien de l'entreprise.
1. Services généraux
- suivi des prestataires et services du bureau (ménage, eau, etc.)
- gestion des fournitures et consommables
- participation à la bonne organisation de la vie du bureau

2. Administration RH
- organisation des visites médicales
- participation à l'onboarding administratif des nouveaux collaborateurs
- contrôle administratif des notes de frais avant validation

3. Suivi administratif et facturation
- vérification des factures fournisseurs avant mise en paiement
- préparation des factures de vente via le logiciel Sage
- envoi des factures aux clients
- suivi des bons de commande
- participation au suivi des règlements et relances clients

> Appels d'offres
Vous participez au suivi des réponses aux appels d'offres de l'entreprise :
- téléchargement et suivi des dossiers de consultation
- constitution des dossiers administratifs
- dépôt des candidatures sur les plateformes
- coordination avec les équipes techniques pour la remise des offres
- mise à jour du suivi interne des appels d'offres

> Support administratif - pôle maîtrise d'oeuvre déconstruction
En lien avec les responsables d'affaires :
- création des devis et dossiers d'affaires
- mise à jour des outils de suivi (Monday, Dropbox)
- suivi des bons de commande et relances
- préparation des attestations de bonne exécution
- envoi des enquêtes de satisfaction clients

> Support ponctuel - pôle diagnostic immobilier
Vous pouvez intervenir en appui de l'assistante opérationnelle du pôle diagnostic :
- aide administrative en cas de surcharge d'activité
- remplacement ponctuel en cas d'absence

> Profil recherché :
Formation Bac +2 minimum dans les domaines de l'assistanat, de la gestion ou de l'administration (BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité Gestion.)
Une première expérience en assistanat administratif ou gestion administrative est souhaitée.
Une connaissance du secteur du bâtiment ou de l'ingénierie serait un plus.

Nous recherchons une personne :
- organisée et rigoureuse
- capable de suivre plusieurs sujets en parallèle
- à l'aise dans le travail d'équipe
- proactive et communicante

Nous apprécions particulièrement les personnes curieuses et impliquées, qui n'hésitent pas à poser des questions et à venir échanger pour faire avancer les sujets.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).