Secrétaire Mna Bourg-Les-Valence H/F - Association Pluriels

L 'Association PLURIELS, oeuvrant dans le champ de la protection de l'enfance, cherche un(e) secrétaire, en CDD (remplacement d'une salariée absente). Vous travaillerez sur la commune de Bourg-les-Valence (Drome), au sein du service MNA (Mineurs Non Accompagnés).

Tâches et responsabilités :

1. Accueil et administratif général

Gestion du téléphone
Traitement des mails
Traitements des courriers arrivée/départ
Participation aux réunions d'équipe et rédaction des comptes rendus.
Réaliser des extractions du logiciel
Rédaction des courriers + envoi.
Participation au rapport d'activité
2. Prise en charge administrative des personnes accueillies :

Création des dossiers
Gestion et actualisation des dossiers
Préparer les documents en lien avec l'admission du jeune
Récupérer/Scanner les documents officiels (Tutelle, OPP.) et les documents de santé
Vérifier les informations entre les documents du jeune et les jugements
Demander ou établir la carte PLURIELS du jeune
Tenir à jour les différents tableaux du pôle (trombinoscope, répartition appartement, suivi des
mesures..)

3. Suivi administratif des dossiers

Relire, corriger, mettre en forme tous les écrits avant envoi.
Gestion Complémentaire Santé Solidaire
Préparation des dossiers scolaires
Préparation des demandes de titre de séjour
Demander les autorisations en vue des ouvertures de compte bancaire
Sécurisation du parcours
Organiser les déplacements auprès des ambassades
Réaliser les demandes de travaux concernant le pôle et les logements
Alerter sur les échéances des écrits
Classer et archiver les dossiers.
Compétences techniques :

Maitrise de l'informatique et des logiciels de secrétariat.

Savoir-être :
Discrétion
Sens de l'accueil et l'écoute.
Capacité à prendre du recul.

Condition de travail :

Concernant les horaires : 7h par jour du lundi au vendredi, 35h hebdo, organisation du temps de travail pouvant être discutée lors de l'embauche.

Salaire et avantages selon CCN 66

Notre association valorise la diversité, l'égalité des chances et l'inclusion dans tous ses recrutements, c'est pourquoi nous favorisons notamment l'embauche des personnes en situation de handicap.

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.