Assistant de Direction H/F - Stella la Seyne sur Mer

Dans le cadre du développement de notre résidence, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction.

Véritable pilier administratif de la résidence, vous secondez la responsable de résidence et participez activement au bon fonctionnement quotidien de l'établissement.

Vous êtes également l'un des premiers points de contact pour les visiteurs, les familles et les résidents, et contribuez à créer une première impression positive et professionnelle.
Vos missions :

Gestion administrative
Assurer le secrétariat général de la résidence
Préparer l'arrivée des nouveaux résidents en coordination avec les services concernés
Participer à la continuité de l'activité en lien avec la direction
Élaborer et assurer le suivi des éléments contractuels (devis, contrats, règlements)
Participer à la préparation et au suivi de la facturation des résidents
Saisir les informations sur les logiciels internes
Rédiger des documents administratifs et gérer le courrier
Remonter les besoins d'achats et suivre la gestion des stocks

Accueil et relation client
Accueillir les visiteurs, familles et résidents avec professionnalisme et bienveillance
Gérer le standard téléphonique et orienter les appels
Assurer le suivi des messages et des demandes
Maintenir l'espace d'accueil propre, organisé et accueillant
Répondre aux questions des résidents et apporter des solutions adaptées
Gérer les demandes de services para-hôteliers et prestations annexes
Assurer la gestion des agendas et des rendez-vous
Veiller à l'image de marque de la résidence

Accompagnement des résidents
Être attentif à l'état physique et moral des résidents
Contribuer à maintenir un environnement rassurant et bienveillant

Vie de la résidence
Participer à l'organisation d'événements et d'animations contribuant à la notoriété de la résidence

Profil recherché :
Vous êtes la personne idéale si vous possédez :
Formation Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent
Une expérience administrative significative (la connaissance du public senior est un plus)
Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office
Un excellent sens de l'organisation et la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Une aisance relationnelle et un réel sens du service
Des compétences informatiques générales pour travailler sur différents logiciels

Qualités personnelles
Sens du contact humain
Patience et bienveillance
Discrétion et professionnalisme
Capacité d'adaptation
Esprit d'équipe
Conditions du poste

Horaires : du lundi au vendredi
Vous êtes motivé(e) par le contact humain, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.

Experience: 2 An(s) - en milieu médical

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.