Assistant ou Assistante Pédagogique H/F - Université de Tours

L'université de Tours recrute au sein de l'IUT, un·e Assistant·e pédagogique.

Mission principale :

Contribuer à l'organisation pédagogique de deux secrétariats pédagogiques de l'IUT en veillant à l'application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.
Activités :

Accueillir et informer et orienter les étudiants, les enseignants et les intervenants professionnels et les personnes extérieures.

Transmettre et faire circuler l'information interne et externe

Gérer le courrier, les courriels et traiter les communications téléphoniques
Réceptionner et distribuer le courrier, les colis, les tirages de l'imprimerie centrale livrés pour le département
Créer et suivre les tickets PAL pour répondre à des dysfonctionnements ou des besoins du département.
Participer à l'organisation du parcours pédagogique de l'étudiant

Suivre les candidatures et éditer les procès-verbaux d'admission sur l'application E- candidat - publier les avis sur les candidature sur E-candidat (pour les accès passerelles dans les BUT)
Constituer les dossiers des étudiants
Réaliser les modélisations de maquettes dans APOGEE en cas de modifications de maquettes
Gérer les inscriptions pédagogiques et les groupes dans APOGEE
Éditer les listes d'émargement
Réaliser les trombinoscopes des étudiants
Saisir les notes dans APOGEE en vue de la préparation des délibérations de jurys
Éditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notes
Saisir et classer les motifs d'absences sur l'application dédiée
Organiser matériellement les soutenances, préparer les salles, envoyer les lettres de remerciement, gérer les emprunts de rapports de stage
Consulter les emplois du temps sur l'application dédiée ADE CAMPUS et transmettre les demandes de modifications à l'équipe enseignante chargée de la gestion des emplois du temps
Assurer les tâches de secrétariat

Gérer des documentations diverseset gérer le classement et l'archivage des documents
Gérer les réservations de salles dans ADE CAMPUS
Établir les bons de commandes et ordres de mission sur SIFAC
Réceptionner les pièces justificatives pour les états de frais
Organiser les déplacements pour les professionnels, les enseignants et les étudiants
Gérer les flux de fournitures du bureau et autres consommables

Connaissances

Connaissance de l'environnement professionnel, de la structure de l'IUT et de l'université

Maitrise de l'expression écrite et orale

Capacités à exploiter les outils de communication

Compétences opérationnelles

Situer les activités du département au sein de l'IUT
Maîtriser les outils de gestion bureautique classique ainsi que les logiciels internes de gestion
Aptitude à communiquer
Savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les activités et les urgences
Capacités d'analyse et de synthèse

Compétences comportementales

Capacités d'adaptation et d'anticipation
Sens de l'organisation
Réactivité et autonomie
Savoir travailler en équipe et rendre compte
Sens des relations publiques et aptitude au dialogue et à la communication
Sens de l'écoute et des initiatives
Capacités à analyser l'évènement et à prendre de la distance
Devoir de réserve