Assistant Administratif - Direction des Ressources Humaines H/F - Université Marie et Louis Pasteur

Positionnement dans le service : Sous l'autorité du directeur des ressources humaines

Définition de la fonction : Assistant administratif de la direction des ressources humaines

Champs des relations :

- En interne :

- Chefs de services
- Directrices de pôle
- Directeur des ressources humaines
- Vice-présidents
- Cabinet
- DGS
- Le secrétariat général
- Directeurs/Directrices de composantes
- Responsables des services administratifs
- Les agents des services centraux

- En externe :

- Rectorat
- Ministère
- Autres établissements d'enseignements supérieurs
- CROUS
- Association des DRH de l'enseignement supérieur
- Différents fournisseurs, etc..

Mission 1 : Assistance et soutien administratif pour la direction des ressources humaines

- Effectuer les travaux de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de la DRH : filtrage téléphonique, gestion d'agendas, gestion de la messagerie de la direction, convocation agent, préparation dossiers etc..
- Soutien logistique et appui administratif pour le CSAE : préparation de la salle, envoi des convocations et des documents préparatoires aux membres, rédaction de notes ou documents relatifs à l'instance
- Organiser les réunions de la DRH et assurer la mise en oeuvre opérationnelle
- Gestion et suivi des palmes académiques : diffusion aux services, envoi aux rectorat et coordination avec le cabinet
- Commande fournitures bureautiques pour les services de la DRH
- Organisation de déplacement DRH ou agents de la DRH

Mission 2 : Centraliser et diffuser les informations en lien avec la direction RH - Élaboration du bulletin info RH

- Centraliser et diffuser les informations en lien avec la direction RH
- Élaboration du bulletin info RH

Mission 3 : Relais RH des services centraux

- Transmission des informations utiles aux services centraux
- Centraliser les jours de télétravail à indemniser
- Centraliser les retours des campagnes de FMD et SFT
- Gestion et suivi des absences pour garde d'enfant pour les services centraux
- Édition des cartes multi-services et Gestion des cartes provisoires

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Connaissances :

- Connaissance générale de la fonction publique et de l'enseignement supérieur en particulier
- Maîtrise bureautique
- Compétences organisationnelles

Compétences :

- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur, réactivité
- Bonnes aptitudes rédactionnelles
- Qualité relationnelle, diplomatie et courtoisie
- Discrétion