Assistant Administratif H/F - ARES

Ce poste est fait pour vous si :

- vous avez une bonne expérience dans l'assistanat
- vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail
- vous aimez évoluez dans un environnement dynamique et évolutif

Créer en 1997, Ares Atelier est un des établissements historiques du Groupe Ares. Situé au sein de CAP18 à proximité de la Porte d'Aubervilliers, Ares Atelier intervient comme prestataire logistique, sur des prestations de logistique documentaire et e-commerce (kitting, préparation de commandes B to B et B to C) réalisées quotidiennement par les salariés en parcours. Ares Atelier accueille près de 60 personnes en situation de grande précarité. Grâce à ses 3 dispositifs d'insertion (DPH ; CAVA ; ACI) et selon leurs capacités à travailler et à se mobiliser, les personnes se voient proposer une reprise d'activité progressive allant de 6h à 28h hebdomadaire. Elles sont accompagnées à la levée des freins sociaux et administratifs qu'elles rencontrent, et à la construction d'un projet professionnel. L'accompagnement (tant individuel que collectif) se fait au sein de l'établissement.

Membre de l'équipe permanente d'Ares Atelier composé de 12 salariés, vous serez sous la responsabilité de la Directrice de site.

Concrètement, vos principales missions sont les suivantes :

1. Effectuer l'accueil et le secrétariat administratif de la structure

- Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique et l'orientation des personnes.
- Faire renseigner et signer le registre visiteur à toute personne externe à l'établissement à leur entrée et à leur sortie. Si nécessaire, mettre à disposition les équipements de protection individuelle.
- Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.
- Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives auprès de la direction.
- Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l'établissement

- Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en parcours). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
- Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion)
- Contribuer à la réalisation de la paie du personnel

3. Contribuer activement au suivi des temps de travail

- En concertation avec le Responsable d'Exploitation et le Responsable de l'Accompagnement socio-professionnel, réaliser la saisie des planning hebdomadaires des équipes sur le logiciel de gestion des temps (Chronos).
- Mettre à disposition des équipes d'encadrement les plannings collectifs hebdomadaires et distribuer aux collaborateurs aux collaborateurs en parcours leurs planning de travail individuels.
- Réaliser, éditer et mettre à disposition les feuilles d'émargement hebdomadaires. Plus spécifiquement, pour les salariés du Dispositif Premières Heures, renseigner les fiches de suivi des heures réalisées et les transmettre mensuellement au partenaire concerné.
- Assurer l'archivage des documents relatifs au suivi des temps de travail

Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.