Secrétaire d'Agence H/F - France Travail

L'I.N.F.R.E.P. Puy de Dôme, organisme de formation reconnu dans le secteur de l'insertion professionnelle, de l'accompagnement individuel, des formations dans le tertiaire, le commerce et le médical, recherche un/une Secrétaire d'agence qualifié(e) sur Clermont-Ferrand à mi-temps.

Sous l'autorité de la Responsable d'Agence, le(la) Secrétaire d'Agence est chargé(e) d'assumer des missions polyvalentes (cf détail ci-dessous), en prenant des initiatives d'organisation pour adapter ses actions en fonction des réalités et priorités de l'agence.

Activités Principales :
Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des rendez-vous ou les confirmer
Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
Traiter le courrier, réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement
Gestion administrative des stagiaires
Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires,
Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents administratifs
Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence

Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services Généraux de l'INFREP
Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention
Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services Généraux de l'INFREP
Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice du budget mensuel
Transmettre ces factures aux services généraux de l'INFREP

Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services généraux
Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques

Concevoir des tableaux de bord de suivi de la consommation des heures stagiaires
Préparer et participer à la réalisation des en-cours
Préparer et participer à la réalisation du budget prévisionnel

Qualités nécessaires à la tenue du poste :
- Rigueur et organisation
- Réactivité
- Autonomie et initiative

Pré-requis techniques :
- Expérience d'au moins 5 ans exigée sur un poste similaire
- Bac +2 ou équivalent
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) et NTIC (Zoom, CANVA, suite Google)
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle

Contrat : CDD jusqu'au 31/12/2026 à mi-temps (tous les matins du lundi au vendredi) - 17.5 h par semaine

Vous avez le sens du service et aimez être au coeur de l'action ? Rejoignez-nous !

Experience: 5 An(s)

Compétences: Démarche qualité,Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Utiliser les outils de gestion et de la relation client

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.