Assistant de Direction - Sevran H/F - Communes

L'agent apporte une aide permanente au directeur de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
L'agent effectue le pilotage et la centralisation de l'administration générale des maisons de quartier

- Missions principales du poste :
- Accueillir, informer et orienter le public : accueil physique et téléphonique ;
- Assurer le secrétariat des secteurs du service (compte rendu, lettre, courriel), préparer et suivre les actes administratifs,
- Gérer les agendas et organiser la logistique pour les réunions (fixer les rendez-vous, réserver une salle ...)
- Gérer et suivre la comptabilité du service : effectuer les opérations comptables du service (bons de commande et engagement), assurer le suivi du budget
- Assurer le suivi de la gestion du personnel / Chargés d'accueil le dimanche (suivi des effectifs, congés, arrêts.),
- Assurer la gestion des fournitures administratives,
- Gérer les demandes d'intervention des ST sur e-Attal et la réservation du véhicule de service
- Centralise l'administration générale des maisons de quartiers sur le serveur X,
- Accompagnement des agents administratifs des maisons de quartiers et pilotage du collectif de travail (relecture et corrections des actes administratifs, rappel des procédures administratives en vigueur et des consignes du secrétariat général, organisation d'une réunion trimestriel avec le collectif ...)

- Diplôme(s) : Niveau 5

- Certificats et habilitations :
- Connaissances requises (savoirs) :
- Bonne connaissance de l'environnement territorial : Contexte et enjeux de la collectivité
- Capacité d'adaptation, sens des responsabilités et du service public;
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Compétences techniques requises :
- Maîtrise de l'outil informatique : texte et tableur, Windows et Microsoft 365;e-Attal, KDélib ...
- Aptitudes rédactionnelles ; aisance relationnelle, sens du contact avec les différents publics,
- Notions de comptabilité analytique
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

- Compétences relationnelles :
- Capacité à travailler seul et en équipe, de manière polyvalente et transversale
- Réactivité,
- Respect de la discrétion professionnelle,
- Ponctualité et courtoisie
- Sens de l'accueil et de la communication