Assistant de Direction - Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud Essonne H/F - Structures de coopération territoriale

Placé sous l'autorité de la coordinatrice Enfance, l'assistant de direction collabore étroitement avec elle notamment dans le cadre de l'instruction et du suivi de différents dossiers ayant trait au service enfance.
Il assure le traitement des informations et demandes émanant des acteurs de terrain, des services internes de l'agglomération et des partenaires institutionnels. Et enfin, il prend en charge la gestion administrative.

1/ Gestion administrative du service Enfance
- Formaliser les délibérations et les décisions dans le cadre du passage en Conseil et en Bureau communautaires,
- Formaliser les décisions dans le cadre de signature de contrats de prestation, de conventions, etc.,
- Rédiger des courriers, des comptes-rendus,
- Concevoir des outils de gestion partagés (fichiers partagés, tableaux d'indicateurs), et assurer le suivi d'activités,
- Elaborer et suivre les bons de commandes dans le cadre d'appels à projet, de contrats de prestations...,
- Répondre aux appels à projet,
- Mettre en forme les protocoles, règlement de fonctionnement, les bilans d'activité des structures,
- Traiter et suivre les courriers et les documents dans le logiciel de gestion dédié,
- Recenser les demandes de budget des structures.

2/ Planification et suivi
- Gérer l'agenda de la coordinateur enfance, prendre et organiser les rendez-vous
- Créer et renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listes officielles etc.)
- Participer aux réunions de responsables des structures enfance
- Piloter le parcours d'intégration des nouveaux agents

SAVOIRS

Connaissances de l'environnement professionnel spécifique à l'enfance
Connaissances des logiciels métier (CIRIL, gestion du courrier...)

SAVOIR-FAIRE

Maitrise des outils informatiques
Bon niveau d'orthographe, capacités rédactionnelles et de synthèse.
Savoir dégager des priorités

SAVOIR-ÊTRE

Être organisée, rigoureuse et autonome.
Être capable de réactivité et de prendre des initiatives.
Avoir le sens des relations humaines.
Faire preuve de discrétion professionnelle, secret professionnel et droit de réserve.
Avoir le sens du service public.

QUALITÉS

- Autonomie et polyvalence,
- Réactivité et dynamisme,
- Esprit d'initiative et de synthèse,
- Sens de la communication.
- Sens du relationnel, curiosité, capacité d'écoute,
- Discrétion, devoir de réserve et secret professionnel,
- Sens du Service public et de l'intérêt général,
- Ponctualité et assiduité
- Polyvalence et adaptabilité
- Esprit d'équipe
- Rigueur et organisation

SPECIFICITES DU POSTE :
- Possibilités de réunions en soirée,
- Permis B obligatoire.

Autres informations :
- Poste ouvert aux fonctionnaires ou, à défaut, aux contractuels,
- Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux ou rédacteurs territoriaux + IFSE + CIA + prime annuelle,
- Prise en charge des mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne,
- Proposition d'un contrat groupe prévoyance + participation à la cotisation,
- Présence d'un comité des actions sociales et culturelles à l'action (CNAS) aussi large que variée (participation à la billetterie, chèques-vacances, prime naissance ...).