Assistant·e du Président - Conseil Départemental de la Haute-Garonne H/F - Conseils départementaux

Dans le cadre d'une réorganisation visant à optimiser les ressources et à répondre aux nouvelles exigences organisationnelles, le secrétariat du Président du Conseil départemental a été redéfini pour renforcer son efficacité et s'adapter aux enjeux stratégiques de la collectivité autour de nouveaux attendus et de missions renouvelées.

Ce poste offre une opportunité unique d'évoluer au coeur des dynamiques administratives et politiques, en soutenant directement les missions du Président.

Les principaux enjeux sont :
- Apporter une aide permanente au Président du Conseil départemental afin de faciliter la gestion de son activité.
- Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité et assurer un rôle d'interface avec les membres du Cabinet et les différentes directions notamment la Direction Générale.

- Organisation et gestion des priorités :
Vous assurez la gestion de l'agenda du Président, en tenant compte des priorités et des échéances stratégiques. Vous planifiez et organisez les rendez-vous, réunions et déplacements, en garantissant leur parfaite coordination administrative et logistique. En lien avec les interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la préparation et le bon déroulement des engagements du Président.

- Appui administratif et logistique :
En amont des rendez-vous et des déplacements, vous préparez les dossiers nécessaires, en veillant à la fiabilité et à la pertinence des informations fournies. Vous gérez les courriers sensibles, en assurant leur traitement administratif : impression, orientation, suivi des retours, et archivage. Vous réalisez également tous types de travaux bureautiques, comme la rédaction de courriers, la prise de notes ou la rédaction de comptes rendus.

- Interface stratégique :
Vous jouez un rôle central en tant qu'intermédiaire entre le Président, les membres du Cabinet, la direction générale, et les différents services de la collectivité. En collaborant étroitement avec ces acteurs, vous favorisez la circulation fluide des informations et la mise en oeuvre des projets pilotés par la présidence.

- Gestion administrative et suivi des procédures :
Vous organisez, mettez à jour et coordonnez les informations nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat. Vous garantissez le respect des procédures internes, notamment pour la gestion des frais de déplacement ou la préparation des dossiers administratifs. En cas d'absence des collègues, vous participez activement à la continuité de service, en prenant en charge les missions essentielles du secrétariat.

Nous recherchons un·e professionnel·le dynamique et rigoureux·se, doté·e d'une solide expérience dans l'assistance de direction et capable de travailler dans un environnement institutionnel exigeant. Vous êtes reconnu·e pour vos compétences organisationnelles et votre capacité à gérer les priorités dans des contextes souvent contraints par des délais.

Votre parcours idéalement issu d'un BTS Assistant·e de direction ou équivalent vous confère une maîtrise des fondamentaux administratifs et bureautiques. Vous êtes à l'aise avec l'utilisation des outils numériques et savez vous adapter aux évolutions technologiques, notamment dans le cadre de la dématérialisation et de l'e-administration.

Vous disposez également d'excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, essentielles pour rédiger et synthétiser des documents administratifs variés ou pour communiquer avec une diversité d'interlocuteurs, qu'ils soient internes ou externes à la collectivité.

Vos savoir-être sont également déterminants : vous faites preuve de méthode, de rigueur et d'une grande discrétion dans la gestion des dossiers sensibles. Votre adaptabilité et votre sens du travail en équipe vous permettent de vous intégrer efficacement au sein d'un environnement collaboratif tout en garantissant une gestion fluide et proactive des missions qui vous sont confiées.

Enfin, votre réactivité et votre capacité à alerter en cas de besoin sont des atouts indispensables pour contribuer à la réussite des missions stratégiques du secrétariat de la présidence.