Assistant Administratif - Syndicat Mixte du Conservatoire des Alpes-Maritimes H/F - Structures de coopération territoriale

Sous la responsabilité hiérarchique de la Présidente du Syndicat Mixte et du Directeur du Conservatoire.

Relations transversales et externes avec :
- L'équipe de direction ;
- L'équipe administrative et pédagogique ;
- Les partenaires administratifs et institutionnels ;
- Les familles.

Pédagogie :
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion de la boîte mail « contact » ;
- Suivi administratif des élèves en suppléance de la responsable (inscriptions sur le logiciel métier, certificats, contrats de prêts d'instruments) ;
- Gestion des absences des élèves et des dossiers d'inscriptions en complément du secrétariat pédagogique ;
- Gestion des emplois du temps des professeurs en suppléance de la responsable (modification et suivi sur le logiciel métier) ;
- Saisie et diffusion des bilans des musiciens intervenant en milieu scolaire ;
- Gestion des centres d'enseignements en suppléance de la responsable (fonctionnement, utilisation des salles et gestion des clés) ;
- Gestion des appréciations des élèves (vérifications de saisie et diffusion après validation) ;
- Diffusion des informations aux familles ;
- Réservation des salles pour diffusions pédagogiques.

Administration/direction:
- Prise de note et compte-rendu ;
- Appui et suivi des dossiers de la direction ;
- Organisation et suivi des réunions (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) ;
- Gestion des plannings, rendez-vous et réunions en visioconférence pour la direction ;
- Suivi, classement et archivages des documents administratifs ;
- Rédaction et diffusion des courriers, courriels..

Autres :
- Présence lors de réunions de rentrée ;
- Présence lors des auditions et concerts ;
- Représentation de la direction sur certaines manifestations.

D'autres activités peuvent être confiées à l'agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service.

Conditions particulières d'exercice :
o Description des pics d'activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d'année scolaire (juin/juillet) ;
o Titulaire du permis de conduire ;
o Tenue vestimentaire correcte.

Compétences techniques :
- Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
- Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
- Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
- Connaissance des procédures administratives ;
- Formation CNFPT appréciée.

Compétences relationnelles :
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir le sens du service public ;
- Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
- Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

Compétences organisationnelles :
- Savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir de la rigueur et de la méthode ;
- Savoir faire preuve d'anticipation ;
- Rendre compte à la direction et alerter ;
- Savoir faire preuve de discrétion et réserve.

- Autonomie relative dans l'organisation des missions confiées, sous l'autorité de la direction ;
- Compte rendu régulier de l'activité et obligation d'alerte en cas de difficulté.