Université Lyon 1 - Assistant Auprès de la Dgsa Formation et Vie Étudiante et Secrétaire Cfvu H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

La direction générale des services adjointe en charge de la formation et de la vie étudiante couvre un périmètre large qui comprend la direction de la formation (DIFOR), la direction de la vie étudiante (DVE), les 6 services communs FOCAL, le SCEL, le SOIE et le SUAPS, SSE et ICAP. Son rôle est de veiller à la cohérence globale des actions des services communs et centraux en lien avec la formation et la vie étudiante en lien avec la gouvernance. La DIFOR est en charge, notamment du contrôle des actes et avis rendus en commission formation et vie universitaire, et du bon déroulement de cette instance décisionnelle de l'établissement. Le poste est hiérarchiquement rattaché à la coordinatrice qualité et communication, chargée d'aide au pilotage CFVU de la DIFOR avec un lien fonctionnel étroit avec la DGSA.

- Assister sur le plan administratif la directrice générale des services adjointe dans ses missions
- Assurer le secrétariat des équipes de direction de la Difor et de la commission formation et vie universitaire
- Réserver les salles de réunion et le matériel
- Mettre à jour la liste des membres de la commission
- Tenir les listes d'émargement, de collecter et de vérifier les procurations de vote
- De contrôler le quorum, de vérifier le décompte des voix lors des votes
- De préparer les ordres du jour en collaboration avec la chargée d'aide au pilotage CFVU, et de faire le lien avec les composantes et services pour collecter les documents relatifs aux points à inscrire à l'odj de la CFVU
- De rédiger les relevés des avis et décisions et contrôler les projets de délibérations
- D'assister aux réunions techniques
- D'assurer le suivi du circuit signature des conventions et subventions
- De mettre à jour les tableaux de suivi

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Bonne capacité de rédaction (comptes rendus, courriers, mails).
- Aisance avec les outils collaboratifs et la gestion de fichiers partagés.

Compétences organisationnelles :

- Sens de l'organisation et de la rigueur dans le suivi des dossiers.
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées, à respecter délais et priorités.
- Réactivité et autonomie dans la gestion du quotidien administratif.

Compétences relationnelles :

- Sens du service et de l'accueil auprès des usagers, élus CFVU, services et composantes.
- Qualités de discrétion et de confidentialité (traitement de dossiers sensibles, instances).
- Goût pour le travail en équipe au sein de la direction et en lien avec les autres composantes et services.

Aptitudes particulières :

- Intérêt pour le fonctionnement de la gouvernance universitaire et des instances (CFVU, CA, etc.).
- Capacité à s'approprier rapidement des procédures et des textes réglementaires.