Gestionnaire de Programme de Formation Continue - Exed et Alternance H/F - Institut Polytechnique de Grenoble

Sa mission est de révéler et connecter les talents pour un management responsable et innovant dans les organisations locales et internationales : nos diplômés Bac +5 sont experts, collaboratifs, innovants et ouverts à l'international.
La formation dispensée combine ainsi période internationale, développement de l'esprit d'entreprendre et expertise métier, via une vingtaine de parcours en masters spécialisés. Son corps professoral permanent regroupe plus de 70 enseignants, majoritairement enseignants-chercheurs en sciences de gestion, et travaille avec près de 400 intervenants extérieurs.

Site internet : https://www.grenoble-iae.fr/

Accueillir et informer

- Accueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs)
- Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'année
- Participer aux différents événements présentant la formation
- Diffuser des supports d'informations, communiquer avec les partenaires extérieurs

Organiser le recrutement des étudiants

- Mettre en place et gérer les différents dispositifs d'admission des étudiants dans les filières de formation (traitement des candidatures en lien avec l'équipe pédagogique, diffusion des résultats)

Assurer les inscriptions administratives

- Préparer les dossiers d'inscription, participer aux inscriptions, contrôler les pièces justificatives, éditer les cartes d'étudiants, gérer les transferts de dossiers, contribuer à la vérification des inscriptions

Accompagner les étudiants relevant de la Formation continue ou de l'Alternance

- Gérer les dossiers de financement
- Etablir les attestations de présence
- Transmettre les états mensuels aux CFA, financeurs et service financier de l'IAE
- Elaborer les devis, les contrats, les conventions de formation
- Suivre et mettre en place les contrats d'apprentissage

Organiser la rentrée

- Préparation des plannings, Contact avec les intervenants et prestataires

Assurer la gestion pédagogique

- Préparer, saisir et vérifier les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Elaborer les plannings d'enseignements avec les responsables pédagogiques et les enseignants
- Préparer et organiser les examens et leurs jurys
- Editer les résultats et les procès-verbaux de jurys
- Gérer les conventions de stage

Veiller au respect des règles

- Vérifier le respect du règlement d'études et veiller à son application
- Vérifier la conformité de l'ensemble des actes de gestion en fonction de la règlementation ministérielle, des délibérations des conseils, des procédures internes

Interagir avec les services internes à l'établissement

- Renseigner, transmettre les informations et documents utiles aux services ressources (comptabilité et Relations Humaines) dans le respect des procédures et des délais
- Collaborer en lien avec le service communication à l'organisation des évènements institutionnels à destination des étudiants et des partenaires extérieurs

S'informer et se former

- Participer aux réunions d'équipe et instances institutionnelles de l'établissement et de l'université
- Effectuer les formations nécessaires à la prise du poste ou à l'amélioration de ses compétences

Compétences métier/savoir-faire

- Maîtriser les outils bureautiques (Messagerie, Word, Excel)
- Connaître les logiciels spécifiques : APOGEE, E-candidat, MonMaster, PEF, Agate, ADE, Moodle, P-stage
- Rédiger et mettre à jour les documents relatifs au service à destination des usagers et des collègues
- Identifier et appliquer les procédures administratives relatives au service
- Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
- Organiser et planifier ses activités en fonction des priorités du service
- Savoir organiser et gérer son poste de travail, un système de classement

Savoir être

- Faire preuve de qualités relationnelles, faire preuve d'autonomie et savoir travailler en équipe (avec les membres du service, les enseignants, les autres services de la composante, de l'université et des organismes partenaires)
- Être rigoureux
- Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte et être force de proposition dans l'amélioration continue de l'organisation du travail au sein de son service
- Connaître la réglementation et les dispositifs de financement de la formation professionnelle et apprentissage serait un plus
- Connaître les modalités d'établissement des contrats et conventions de formation professionnelle, le référentiel de certification RNCP, FCU ou QUALIOPI serait un plus