Secrétaire Administratif - Gestionnaire en Charge du Suivi des Effectifs et des Emplois H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Activités du service

Les principales missions dévolues à l'Unité de suivi de la masse salariale des effectifs et emplois (USMEE) de la DISP de MARSEILLE concernent :

· la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des crédits des personnels de l'ensemble des établissements et des services du ressort territorial de la DISP

· l'accompagnement du BIOS (Bureau interrégional à l'organisation des services) dans l'organisation des services.

· le pilotage budgétaire de l'ensembles de crédits de personnels relevant du titre 2. A ce titre, elle prépare et coordonne l'élaboration des documents de suivi du DRICE à destination du contrôleur budgétaire régional et de l'administration centrale.

· la préparation des mobilités des personnels titulaires et le pilotage des recrutements des agents contractuels.

Composition et effectifs du service

L'Unité est actuellement composée de 8 agents dont :

· 1 attaché - chef d'unité

· 2 secrétaires administratifs dont un adjoint au chef d'unité

· 2 agents contractuel de catégorie C et 1 apprenti

· Pôle BIOS : 2 officiers (DIOS et Adjoint) et 2 personnels de surveillance (dont 1 poste vacant).

Vos activités principales :

Placé sous l'autorité du chef de l'unité et de son adjoint, le gestionnaire est principalement e charge des missions suivantes :

· Recueillir et saisir les mouvements d'entrées et de sorties dans l'outil de suivi des effectifs - Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP;

· Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières;

· Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l'UGAF;

· Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l'UGAF(congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement...);

· Recueillir et saisir les mouvements d'entrées et de sorties dans l'outil de suivi du schéma d'emplois (SE) - Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP;

· Assister le chef d'unité et l'adjoint au chef d'unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires;

· Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités;

· Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d'activité;

· Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l'unité

L'agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région.

La liste des missions exposées ci-dessus n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d'intervention et des missions de l'unité.

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Votre hiérarchie

· N+1: Le chef d'unité et son adjoint;

· N+2: Le chef de département et son adjoint;

· Le Directeur interrégional (DI), le Directeur interrégional adjoint (DIA) et le Secrétaire général (SG)

Vos interlocuteurs métiers

· Les établissements pénitentiaires relevant du ressort territorial de la DISP (Chef d'établissement, Adjoint au Chef d'établissement et services RH des structures) ;

· Les services pénitentiaires d'insertion et de probation relevant du ressort territorial de la DISP (DSIP, Adjoint au DSPIP, services RH) ;

· Les autres départements de la DISP de MARSEILLE (Chefs de département, adjoints et agents des départements)

· Les services centraux de la Direction générale de l'administration pénitentiaire (DGAP)

Connaissances :

- Informatiques: Excellente maitrise d'Excel
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word...)
- Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS,
ORIGINE)
- Organisation, fonctionnement et missions du service
- Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre
de gestion des services

Savoir-faire :

- Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH
- Savoir reporter des données au sein d'un outil de reporting
- Analyser des données chiffrées - Effectuer des simulations et des projections
- Détecter et proposer des correctifs aux difficultés
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir-être :

- Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique
- Discrétion et confidentialité attendue
- Savoir rendre compte de son activité
- Avoir des bonnes qualités relationnelles
- Savoir travailler en équipe