Assistant Qualité - Si - Formation H/F - Greta-Cfa Alpes Provence

Qualité, SI, formation. vous aimez jongler avec les projets et les idées ? Venez mettre votre talent au service de notre équipe !

Le GRETA CFA ALPES PROVENCE, recherche pour son antenne de Digne, un(e) Assistant Qualité/ Système d'informations/ Assistant de dispositif.

Service Qualité et Systèmes d'Informations :
Au sein d'une équipe support composée d'un technicien informatique et d'un référent numérique et sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du Service Qualité et SI, les missions sont de garantir la fiabilité des données du système de management de la qualité

Assistante de dispositif :
Au sein de l'équipe de formation (environ une quinzaine de personnes) et sous la responsabilité de la Conseillère en Formation Professionnelle, la mission principale sera d'assurer un appui opérationnel à la gestion des dispositifs de formation se déroulant sur l'antenne d'affectation.

ACTIVITÉS PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIÉES :
Qualité et SI :

- Gestion de la base documentaire : mise à jour documentaire et administration des drives

partagés du service ; rédaction de modes opératoires, réalisation de documents supports à la mise en oeuvre de la démarche qualité.

- Gestion YPAREO : Mise à jour et suivi des modèles de documents (conventions, attestations, contrats) dans YPAREO, mise à jour de certaines données de base.

- Pilotage des indicateurs : Collecte et traitement des bilans de formation pour alimenter le suivi des indicateurs et les tableaux de bord.

- Préparation aux audits : Aide à la constitution des dossiers pour les audits nationaux (Qualiopi, EDUFORM)

- RGPD : suivi et mise à jour des documents et du registre de traitement.

- Amélioration continue : Synthèse, diffusion et compilation des enquêtes de satisfaction et recueil des réclamations/dysfonctionnements.

Assistance de Dispositif :
- Gestion administrative des dispositifs de formation : : élaboration, gestion, suivi des dossiers des apprenants et de leur parcours de formation par le biais d'un logiciel de gestion intégrée.

- Gestion logistique : participe à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, la

gestion des plannings et de l'organisation de l'antenne

- Accueil : Accueil physique et téléphonique ponctuel des publics et partenaires de l'antenne.

INTERACTIONS PROFESSIONNELLES EXTERNES : (partenaires et parties prenantes)
- Établissements du secteur intégrant de l'apprentissage en mixité.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES NÉCESSAIRES :
- Maitriser l'environnement informatique Windows et Google Workspace (recommandée)

- Maitriser les applicatifs et solutions logicielles Office

- Maîtrise des outils SI : Environnement Google Workspace (Drive, Forms, Sites), Pack Office

(Excel avancé), YPAREO (recommandée),

- Outils spécifiques formation : aisance numérique et adaptabilité aux divers outils et plateformes utilisés (Kairos, Docapost, Easy-Ent).

- Qualités rédactionnelles : Maîtrise des règles de présentation des documents officiels et

techniques de secrétariat.

- Environnement de la Formation Professionnelle Continue et de l'Apprentissage.

- Référentiels Qualiopi et/ou EDUFORM.

Soft skills
- Être à l'écoute

- Communiquer

- Être disponible

- Savoir s'adapter

- Être autonome

- Gérer les priorités

- Analyser et synthétiser

- Être réactif

- Résoudre des problèmes

- Être loyal

PRÉREQUIS :
Diplôme de niveau 4 minimum

CONDITIONS D'EXERCICE :
Contexte :

- Matériel fourni : matériel informatique et outils collaboratifs fournis

- De 35 à 37h selon le choix établi en début de contrat

Contraintes :
- Travail sur écran prolongé

- Travail sur plusieurs sites et déplacements possibles sur tout le territoire du GRETA-CFA Alpes
Provence

- Prise des congés en alternance avec les autres agents afin d'assurer la continuité du service

Horaires :
À définir en fonction des contraintes d'emploi du temps de la responsable de service

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.