Chargé d'Accueil de l'État Civil et du Cimetière H/F - Mairie

Le poste de chargé d'accueil, de l'État civil et du cimetière (H/F) a pour principales missions :
* Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers
- Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
- Rechercher et diffuser l'information
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes
- Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d'urgences
- Gérer certains agendas (ex : Le M. Le Maire)
- Assurer un suivi de l'information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Contribuer à l'évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l'usager
- Contribuer à définir, élaborer et mettre en oeuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l'activité des fonctions d'accueil (outil de suivi des usagers)
- Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers

* État civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l'authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
- Établir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
- Délivrer les actes et les livrets de familles
- Légaliser les signatures

* Cimetière et funéraire
- Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l'agent technique
- Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
- Préparer les autorisations pour les Inhumations - Exhumations
- Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
- Participer aux procédures de reprise des concessions en état d'abandon
- Mettre à jour les registres

* Affaires militaires
- Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen.

Experience: 6 Mois - Sur un pote similaire.

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.