Alternance - Assistant Administratif et Financier de Projet H/F - SYSTRA

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SYSTRA est un groupe international d'ingénierie et de conseil dans le domaine des transports publics et de la mobilité durable.

Depuis 65 ans, le Groupe est engagé aux côtés des villes et des territoires pour contribuer à leur développement en créant, améliorant et modernisant leurs infrastructures et systèmes de transport. SYSTRA intervient de la conception jusqu'aux phases de test, de déploiement et de maintenance, en France comme à l'international. Grâce à ses nouveaux services, SYSTRA accompagne ses clients et partenaires dans leur transition digitale, écologique et énergétique, afin d'inventer les mobilités de demain.
Contexte:
La Direction des projets Urbains (DPU) est en charge, au sein de SYSTRA FRS, de nombreux projets de métros (dont le Grand Paris Express), de tramways, de bus et de bâtiments, dans des contextes urbains denses et complexes.

Le département Service Urbain, en croissance depuis 2018, anticipe une activité soutenue en 2026 et souhaite renforcer l'appui à la gestion administrative et financière de ses activités pour garantir la continuité et la fiabilité des processus (ERP, facturation, suivi budgétaire, sous-traitance, reporting).
Missions/Responsabilités:
Le poste d'assistante administrative et financière est rattaché hiérarchiquement à la Direction Service Urbain. Sa mission principale consiste à assurer le support à la gestion opérationnelle et financière du département.

La personne aura les responsabilité suivante :

- Gestion de la facturation : Suivre l'échéancier de facturation pour chaque affaire, éditer et valider les factures, assurer le suivi auprès des clients et fournisseurs, et effectuer les relances nécessaires en cas d'impayés.
- Suivi et contrôle des imputations : Relancer et suivre la saisie des imputations (temps, coûts, frais) avec les équipes opérationnelles afin d'assurer l'exhaustivité et la fiabilité des données avant clôtures mensuelles.
- Administration des sous-traitants et commandes :
--> Créer les bons de commande, suivre leur validation, réception et conformité dans IFS Cloud.
--> Gérer le suivi administratif des sous-traitants (contrats, avenants, pièces administratives, attestations, conformités, échéances), notamment dans le cadre des contrats RATP et ADP.
- Suivi commercial, prospects et reporting DSU :
--> Mettre à jour mensuellement le fichier/reporting DPU à l'aide du fichier des prospects commerciaux (actualisation, dates clés, probabilités).
--> Préparer un point synthétique avant les réunions avec la direction commerciale.
- Pilotage des outils et process (ERP et tableau de bord) :
--> Gérer le suivi administratif et financier des projets dans ISF Cloud et dans les tableaux Excel/Power BI.
--> Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi.
- Assiste la gestionnaire d'entité dans le suivi budgétaire : Collecter, saisir et analyser les données financières, assurer le suivi des indicateurs, et contribuer à la construction et au suivi des budgets.
- Assister aux re-prévisions budgétaires et à la clôture financière du département : participer, en lien avec le contrôle de gestion et la responsable performance, à l'élaboration des re-prévisions et aux opérations de clôture financière.
- Assiste à la préparation et consolidation des informations pour les revues d'affaires : Rassembler tous les éléments financiers, administratifs et opérationnels nécessaires des revues de projets.

Profil/Compétences :
- Formation de niveau Bac +2 à Bac +4 (gestion/ finance / administration ou équivalent
- Expérience confirmée en assistanat de gestion administrative et financière, idéalement en environnement projets (transports publics ferroviaires et urbains).
- Excellente maîtrise des outils de gestion et des logiciels bureautiques (Excel indispensable)
- La connaissance de Power BI serait un atout apprécié.
- Bonne aptitude à utiliser les ERP et autres outils de suivi de gestion.
- Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, respect des délais et confidentialité.
- Excellentes qualités relationnelles et esprit d'équipe ; capacité à relancer et à faire appliquer les processus avec tact.
- Goût pour les chiffres, sens de l'analyse, culture du contrôle et de la conformité.

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SYSTRA est une entreprise handi-accueillante.
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