Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

L'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle
souhaités. Elle/Il fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du
service.

Temps complet : 35h00 (recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
- Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de
travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Mobilisation dans le cadre de de l'organisation des scrutins des élections.

- CAP/BEP souhaité
- Expériences sur un poste similaire souhaité
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus