Assistant Métier Livre et Lecture Cinéma H/F - Service Public

Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, le pôle CIAC est composé de 26 agents répartis respectivement sur les sites de Dijon et Besançon. La relation hiérarchique est sous l'autorité du Directeur régional adjoint délégué, responsable du pôle Création, industries et actions culturelles.

Relation hiérarchique : Sous l'autorité du directeur régional adjoint délégué, chef du pôle création, industries et actions culturelles

Relation fonctionnelle : La Conseillère livre et lecture et la Conseillère cinéma et numérique

Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur régional adjoint délégué - chef du pôle création industries et action culturelles et sous l'autorité fonctionnelle de la conseillère livre et lecture et de la conseillère cinéma et numérique sur le site concerné, vous vous verrez confier des tâches d'assistance métier.

Missions et activités principales

- Accueil physique et téléphonique

- Premiers renseignements (dispositifs existants, réglementation, ...) donnés aux différents interlocuteurs

- Mise en forme des compte-rendus et suivi des courriers/notes en lien avec la direction

- Organisation de l'agenda et des déplacements

- Organisation, préparation des réunions avec les partenaires, préparation des fonds de dossiers et de tableaux de synthèse

- Renseignement de nombreux tableaux internes de suivi, en relation avec les partenaires extérieurs

- Mise à jour très régulière de la base de contacts du pôle et mailings

- Participation à la préparation et au suivi de la programmation des crédits déconcentrés appui des conseillères dans l'instruction des projets, le suivi de la consommation des crédits en liaison avec les pôles de gestion. Suivi dans l'application Démarches numériques (DN) et traitement des réponses négatives

- Archivage du service

Tâches administratives spécifiques propres à la direction de pôle

-Saisie et suivi des courriers dans l'application dématérialisée MAARCH

-Suivi du processus de signature interne et externe des conventions

-Pilotage du circuit des parapheurs pour le pôle sur le site de Dijon (départ et retour)

Tâches administratives spécifiques au secteur Livre et Lecture

- Préparation de la programmation du concours particulier pour les bibliothèques de la dotation générale de décentralisation (DGD) pour le site de Dijon.

- Instruction des dossiers financiers (complétude, calcul des dépenses éligibles, préparation des extraits de dossier en vue des engagements auprès du SGAR, renseignement des tableaux de suivi interne, vérification de la justification des opérations), instruction des dossiers dans l'application démarches numériques (DN)

- Instruction des dossiers des services départementaux et municipaux d'archives

- Conception d'outils de suivi partagés en bi-site en lien avec les 2 conseillères pour le livre et la lecture

- Suivi du label Librairie de Référence (LiR)

- Participation aux réponses aux enquêtes nationales du service livre et lecture du ministère

Les connaissances, savoirs:

- Procédures administratives

- Notions budgétaires et comptables

- Environnement professionnel

- Classement et archivage

- Outils bureautiques dont tableur, plateforme Osmose, Estève, Démarches numériques

Les compétences techniques, savoir-faire:

- S'adapter aux différents interlocuteurs à l'oral et à l'écrit

- Hiérarchiser et orienter les informations

- Communiquer

- Rédiger et mettre en forme des documents et des actes administratifs, selon les commandes

- Rigueur, sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités et autonomie

Les compétences comportementales, savoir être:

- Discrétion et réserve

- Esprit d'équipe

- Esprit d'initiative