Assistant Organisation Conférence Scientifique H/F - Centre Intern Htes Etudes Agrono Med

Dans le cadre de l'organisation de la 16ème Conférence de l'International Farming Systems Association (IFSA-Europe) du 27 juin au 3 juillet 2026 (400 participants prévus), Le CIHEAM-IAMM recherche un(e) Assistant(e) organisation qui jouera un rôle central dans sa préparation, gestion et son bon déroulement de cette conférence, en apportant un soutien logistique, administratif et communicationnel.

Missions principales :
1. Planification générale et coordination de l'organisation
- Élaboration et suivi du planning global de la conférence (tâches, calendrier, coordination générale).
- Coordination des échanges entre institutions, équipes scientifiques, services généraux et prestataires.
- Appui au suivi du budget et lien avec l'équipe administrative IAMM.
- Organisation de la circulation de l'information entre les différents acteurs impliqués.
2. Gestion des participants, auteurs et communication
- Suivi des inscriptions et relance des auteurs (confirmation de participation, taux d'inscription).
- Réponse aux demandes d'information et appui aux participants par courriel (mailing, assistance).
- Coordination avec les intervenants et partenaires (informations pratiques, organisation).
- Contribution à la diffusion des informations liées à la conférence (programme, communications).
3. Construction du programme et organisation scientifique
- Gestion technique de l'agenda de la conférence et du planning des sessions (mise à jour, ajustements).
- Coordination de la collecte des présentations (PPT) et des besoins des intervenants.
- Préparation logistique des sessions (affectation des salles, organisation des formats).
- Suivi de la préparation et de l'impression du programme en lien avec Agropolis.
4. Organisation logistique et technique des espaces
- Organisation des salles de session (répartition, équipements audiovisuels, matériel nécessaire).
- Coordination avec les services techniques et généraux (climatisation, installation, accès, mobilier).
- Suivi des interventions de maintenance et des prestations (ménage, réapprovisionnement).
- Mise en place et suivi de la signalétique (bâtiments, salles, espaces communs).
5. Coordination opérationnelle et gestion sur site
- Organisation du dispositif d'accueil des participants et supervision de l'enregistrement sur place.
- Encadrement et coordination des doctorants et postdoctorants mobilisés (accueil, sessions, support technique).
- Coordination des prestataires et fournisseurs (traiteur, matériel, installations, espaces conviviaux).
- Gestion des imprévus techniques et logistiques pendant l'événement.
6. Activités spécifiques, événements associés et suivi global
- Organisation logistique des événements associés (école jeune chercheurs, workshop, cocktail, dîner de gala, sonorisation).
- Coordination des visites de terrain (logistique, inscriptions, information aux participants).
- Suivi des effectifs et coordination avec Agropolis pour les espaces et moments conviviaux.
- Contribution au suivi global de l'événement et à la capitalisation post-conférence (appui à l'édition des actes, retours, éléments de bilan).

Experience: 6 Mois - en organisation d'évènements

Compétences: Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement,Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement,Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning,Maîtrise Word, Excel et messagerie Thunderbird

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités des organisations et organismes extraterritoriaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.