Assistant·e de Direction - Mairie de Rennes H/F - Communes

La Direction de Quartier Sud Est permet de développer des démarches de démocratie participative et d'appui aux initiatives des quartiers Sud Est. Elle assure aussi une présence de proximité et participe à la réactivité des services municipaux. Son but est de veiller à la cohérence des projets et politiques menées à l'échelle du quartier pour répondre au mieux aux besoins des habitants.

Nous cherchons le ou la prochain.e assistant.e de direction pour cette Direction de Quartier.

Assistance administrative : vous rédigez, relisez et mettez en page des courriers, des mails, comptes rendus, Powerpoint ou autres documents (affiches, flyers ...). Aussi, vous faites le lien entre les bons interlocuteurs concernant les différents sujets rencontrés et assurez la gestion de la boîte mail du service. Vous êtes force de proposition pour créer et réaliser des tableaux de suivis et des protocoles (EXCEL) en lien avec les demandes et besoins des agents du service. Aussi, vous tutorez les services civiques et agents en reconversion professionnelle.
Accueil : Si agent.e accueil absent.e, vous accueillez les usagers, habitants, associations, partenaires, etc. Aussi, vous êtes à l'aise en informatique et savez gérer l'enregistrement, création des dossiers et signalements GNI / Rennes Cité Zen en lien avec le
service relations citoyens (SRC) et le collègue technicien de quartiers. Vous mettez notamment à jour les contacts (Eudonet) et fichiers partenaires, élus, habitants, commerçants. Vous gérez l'agenda du directeur et savez gérer les urgences et priorités.
Suivi des projets et activités : dans le cadre de l'organisation d'une réunion, vous réservez les créneaux agenda, les salles, les plateaux repas et prenez les notes lors des réunions, incluant le partage des ordres du jour et compte rendu en concertation avec le chef de service. Vous organisez donc les conseils/assemblées de quartier/réunions de concertations. Aussi, un travail de suivi budgétaire est attendu : vous réceptionnez et contrôlez les factures et suivez les enveloppes quartiers. Un travail ponctuel d'aide à l'agent d'animation locale à la création d'outils de communication pour les associations du quartier peut être demandé.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Connaissance des collectivités et en particulier de la Ville de Rennes et Rennes Métropole
Capacité d'adaptation à une grande diversité de tâches et d'interlocuteurs
Capacité d'écoute et d'accueil
Sens de l'organisation, rigueur
Expérience souhaitée avec public en difficultés et / ou fragilité

Participation ponctuelle à des réunions en fin de journée

Aide à l'installation / désinstallation sur des temps forts, réunions