Assistant Administratif - Divonne les Bains H/F - Communes

Sous l'autorité de la direction général et au seins du secrétariat général vous participerez en collaboration avec deux autres agents au bon fonctionnement de celui-ci.

Gestion du courrier
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
- Affranchissement ;
- Gestion des demandes des services pour l'envoi en nombre.

Assistanat de Direction
- Saisie de diverses notes de service ou internes ;
- Suivi de dossiers ;
- Gestion des agendas de la Direction Générale ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
-Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.

Gestion des assemblées
- Gestion administrative des commissions municipales ;
- Gestion du Conseil Municipal :
- Rédaction de certaines délibérations liées à l'administration générale ;
- Relecture et mise en page des projets de délibérations ;
- Envoi de la convocation ;
- Préparation du matériel et présence au conseil ;
- Gestion des procurations ;
- Préparation du compte-rendu du conseil ;
- Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;
- Suivi de conseil ;

Gestion administrative des actes en polyvalence ;
-Via l'outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
- Publication des actes via l'outil en ligne Publi'Act
- Reliures des registres

Gestion des demandes de consultation d'archives

Savoirs
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités ;
- Maitrise des procédures administratives ;
- Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi'Act ;
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.

Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers ;
- Sens de l'organisation, rigueur ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens du relationnel et maitrise de soi ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Autonomie.