Assistante de Direction - Caesm H/F - Structures de coopération territoriale

L'assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction.
Il ou elle assure le suivit des dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il ou elle assiste son responsable dans l'organisation du travail des équipes ou des services.

L'Assistant(e) de direction sera en charge des activités suivantes :
-Réceptionner les appels téléphoniques et l'accueil du public ;
-Réaliser les travaux de bureautique ;
-Suivre la préparation des réunions ;
-Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs ;
-Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives;
-Réceptionner, traiter et diffuser les informations ;
-Trier, classer et archiver les documents ;
-Participer à l'organisation de la vie professionnelle des agents;
-Suit les projets et activités de la direction.

Connaissances requises :
- le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service
- les techniques et outils de communication
- les techniques de recherche, de classement et d'archivage de documents
- les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- les logiciels de bureautique
- le fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
- les notions d'organisation et de gestion du temps
- les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- l'organisation, le fonctionnement des services de la collectivité et le vocabulaire professionnel du service
- le contexte et les enjeux de la collectivité ou structure
- Connaissance approfondie de la collectivité

Compétences requises :
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Suivre les projets et activités de la direction
- Accueillir le public (par téléphone et physiquement)
- Avoir un sens relationnel aigu, avoir un esprit formateur
- Respecter les procédures
- Savoir travailler en équipe et user de confidentialité
- Savoir partager ses compétences et savoirs, partager l'information
Maîtriser l'outil informatique
- Maitriser l'expression orale et écrite parfaitement

Aptitudes requises :
- Disponibilité,
- polyvalence,
- adaptabilité,
- esprit d'initiative,
- discrétion
- Rigueur
- Discrétion
- Confidentialité
- Savoir s'adapter aux priorités
- Bonne mémoire,
- Etre à l'écoute des Directeurs et de leurs collaborateurs
- Avoir le sens des responsabilités
- Respect des autres
- Etre organisé,
- Faire preuve d'aisance relationnelle
- Faire preuve d'autonomie