Assistant - Assistante de Direction - Collectivite Territoriale de Martinique H/F - Etablissements publics locaux

Placé(e) sous l'autorité du DGA Santé Prévention et Sports

Missions
Assiste la direction, le service en termes d'accueil, de gestion, de suivi de dossiers et de communication d'informations
Accompagne les équipes dans la bonne mise en oeuvre des procédures administratives

Activités
Gérer l'agenda et organiser des déplacements
Synthétiser et diffuser des informations
Organiser et préparer les réunions
Prendre des notes pendant les réunions
Rédiger les courriers administratifs
Classer et archiver des documents
Réceptionner, trier et enregistrer les courriers, les courriels et télécopies
Saisir, mettre en forme, scanner des documents divers
S'assurer de la bonne syntaxe des documents
Contrôler la complétude des dossiers à soumettre à signature du Président
Procéder à l'ouverture de dossiers en ligne ou constituer des dossiers
Renseigner le planning des congés
Accueillir et orienter le public
Renseigner et actualiser des tableaux de bord ou une base d'informations

Compétences
Procédure administratives de la collectivité
Outils bureautiques et collaboratifs
Techniques de secrétariat
Analyser les priorités
Vérifier la conformité des dossiers avec
les procédures administratives
Rédiger et assurer le suivi d'un document administratif
Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord
Communiquer avec des interlocuteurs·rices varié·es

Travailler en équipe
Esprit de synthèse
Être rigoureux
Avoir l'esprit d'équipe
Faire preuve de discrétion
Sens de l'organisation
Sens de l'initiative