Assistant de Direction H/F

PME dynamique d'une quinzaine de personnes du secteur du bâtiment basée à Caen, nous intervenons auprès d'une clientèle de particuliers et de professionnels pour l'amélioration de l'habitat. Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction pour renforcer notre équipe administrative et commerciale.

Assistanat commercial & suivi clients

- Organisation et suivi des plannings d'intervention des équipes terrain
- Prise de rendez-vous clients par téléphone (volume pouvant atteindre une cinquantaine de RDV par semaine) : qualification du besoin, positionnement des créneaux, confirmation et rappels
- Information et suivi des clients sur l'avancement des chantiers
- Réalisation de la facturation clients et suivi des encaissements
- Relances d'impayés : gestion proactive des créances et reporting
- Suivi et mise à jour des indicateurs commerciaux
- Création et envoi de devis

Dossiers d'appels d'offres

- Veille et identification des appels d'offres publics et privés adaptés à l'activité
- Constitution, mise en forme et dépôt des dossiers de candidature
- Suivi administratif des réponses et mise à jour du tableau de bord AO
- Coordination avec la direction pour la validation des offres

Assistanat de direction

- Accueil téléphonique, gestion du courrier et des mails
- Organisation et suivi des agendas de la direction
- Gestion de la flotte automobile, assurances et contrats prestataires
- Organisation des réunions internes et événements d'entreprise
- Rédaction et mise à jour des procédures et documents internes

Comptabilité & Ressources Humaines

- Gestion et contrôle des factures fournisseurs
- Enregistrement des opérations comptables et éléments de clôture pour l'expert-comptable
- Suivi des absences, congés et gestion des intérimaires
- Préparation des éléments de paie
- Organisation des formations et mise à jour des obligations RH (DUERP, visites médicales, Caisse des congés du bâtiment...)

Utilisation des outils IA & automatisation

- Utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour gagner en efficacité (rédaction, synthèse, préparation de documents)
- Production de comptes-rendus, courriers et procédures assistés par IA
- Automatisation de tâches répétitives (relances, rapports, tableaux de suivi)
- Veille et adoption progressive des nouveaux outils numériques utilisés dans l'entreprise

Compétences & savoir-faire

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels de gestion
- Capacités rédactionnelles et sens de la précision
- Aisance avec les données chiffrées et les tableaux de bord
- À l'aise avec les outils IA et la transformation digitale
- Connaissance ou forte appétence pour le secteur du bâtiment

Qualités personnelles

- Réactivité, rigueur et sens des priorités
- Polyvalence et capacité à jongler entre des tâches variées
- Autonomie et esprit d'initiative
- Excellente aisance téléphonique : voix agréable, écoute active, capacité à gérer un volume élevé d'appels avec le sourire - la relation client au téléphone est au coeur du poste
- Esprit d'équipe et culture du résultat
- Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations