Agent Polyvalent d'Accueil et de Soutien Administratif H/F - Dreets Nouvelle Aquitaine

La DDETS assure l'application effective des conditions légales et conventionnelles relatives aux conditions de travail et de l'emploi par de l'informatisation, du renseignement, du contrôle ainsi que de l'appui à la finalité du
dialogue social.

Activités principales :

ACCUEIL DU PUBLIC : accueil physique et téléphonique aux horaires d'ouverture de la DDETS (9h-11h30/13h30-16h)

L'agent en charge de l'accueil de la DDETS de la Gironde a vocation à assurer au titre de sa mission principale l'accueil, l'orientation des usagers, ainsi qu'une réponse de premier niveau aux questions posées. Il assure l'orientation des usagers vers les autres services de la DDETS dans le cadre d'une collaboration de qualité. La dimension relationnelle du poste est essentielle. Il est en charge de :
- La réception et l'orientation des appels téléphoniques
- L'accueil et de l'orientation des usagers en présentiel
- Renseigner les usagers sur le service compétent, les heures d'ouverture du service au public, les pièces à fournir, les délais d'attente, éventuellement leur donner de la documentation et la leur expliquer...).
De façon générale, l'agent d'accueil contribue à la diffusion des informations.

MISSIONS D'APPUI ET ADMINISTRATIVES :

- Réception et tri du courrier entres les différents services/unités en fonction de l'organigramme et du "qui fait quoi"
- Statistiques de l'activité du service
- Gestion des cartes mobilité inclusion (cartes de stationnement pour véhicules professionnels de transport de personnes en situation de handicap)
- Navette interne entre les sites le cas échéant

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être

- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif (M)

Savoir-faire :
Maîtriser les techniques d'accueil (M)
- Ecouter analyser reformuler la demande (M)
- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues (M)
- Recueillir et traiter l'information (M)

Savoir-être :
- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi (M)
- Gérer des situations conflictuelles (M)
- S'adapter aux différents types de publics (M)
- S'exprimer avec aisance (M)