Coordonnateur Administratif des Prêts et Expositions Hors les Mur H/F - Bibliotheque Nationale de France

Le coordinateur administratif ou la coordinatrice administrative du service des Prêts et Expositions extérieures est chargé(e) de la gestion des tâches administratives liées aux prêts d'oeuvres et aux expositions hors-les-murs de la BnF. Il ou elle assiste la cheffe du service et la responsable du bureau des prêts pour certaines missions de secrétariat, et assure en particulier le suivi administratif des dossiers du Bureau des prêts qui gère l'ensemble des prêts d'oeuvres appartenant aux collections de la BnF. Grâce à son rôle de liaison et de support administratif, il ou elle contribue à garantir une communication fluide et une organisation optimale pour l'ensemble des opérations du service.

Le/la titulaire du poste se verra confier les missions suivantes :

1/ Coordination administrative du bureau des prêts
- Préparation des Commissions des prêts (tous les trois mois) :
o Envoi des convocations aux réunions préparatoires et à la Commission ;
o Réception des demandes de prêt et vérification de la complétude des dossiers ;
o Création des dossiers de prêt papier et numériques sur le serveur et la base des prêts ;
o Diffusion auprès des départements des collections concernés ;
o Création et mise à jour du tableau de suivi des demandes ;
- Suivi administratif des courriers officiels et des contrats de prêt (envoi, réception), vérification des documents soumis à la signature du directeur et suivi du circuit de validation;
- Suivi des commandes photographiques liées aux prêts en collaboration avec les équipes techniques du département de la Reproduction ;
- Suivi de l'ensemble des facturations des frais liés aux prêts (établissement des devis, refacturation en lien avec le service des Recettes) ;
- Mise à jour du tableau de suivi administratif des dossiers de prêt ;
- Suivi des catalogues des expositions ayant bénéficié de prêts de la BnF ;
- Tri et archivage des dossiers de prêts papier selon les normes de l'établissement.

2/ Assister la cheffe de service et la responsable du bureau des prêts ;
- Gestion des agendas électroniques ;
- Organisation des réunions (salles, dossiers, invitations) ;
- Suivi du planning des congés ;
- Rédaction et partage des comptes-rendus des réunions de service ;
- Gestion du circuit du courrier et des parapheurs internes ;
- Accueil des visiteurs ;
- Classement des dossiers et gestion des archives du service ;
- Gestion et enrichissement du répertoire des contacts du service ;
- Participation à l'amélioration des outils et des procédures du service ;
- Suivi de certains dossiers transversaux, et notamment les opérations de gestion simple liées au personnel, aux locaux, aux fournitures et équipements informatiques grâce aux applications dédiées le cas échéant (ex. CSI, GAIA, etc.) ;
- Ponctuellement, saisie et mise en forme de documents.

Environnement professionnel

La direction du Développement culturel et du musée regroupe, outre les services en charge des éditions, le département du Musée, des expositions et des manifestations, dont fait partie le service des Prêts et des expositions extérieures, composé d'une équipe de 8 personnes.
Le service des Prêts et des expositions extérieures a en charge la circulation des oeuvres appartenant aux collections de la BnF, tous départements confondus. Les activités de prêts extérieurs représentent en moyenne 2 000 prêts par an pour 200 projets d'expositions ; le nombre d'expositions hors-les-murs et d'itinérances comprend chaque année en moyenne entre 8 et 10 projets, de formats divers, en France et à l'international.
Liaisons hiérarchiques :
L'adjointe à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, responsable du bureau des prêts ;
La cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures.
Liaisons fonctionnelles :
- En interne : les quatre régisseuses du bureau des prêts, les correspondants des départements de la direction des Collec

Experience: 12 Mois

Compétences: Suivi de dossiers techniques,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Optimiser les processus administratifs techniques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.