Assistante ou Assistant de Direction H/F - Service Public

Les missions principales de l'assistante ou de l'assistant de direction relèvent de missions habituellement attendues pour ce type de poste, auxquelles s'ajoutent des missions plus spécifiques au sein de l'INTEFP.

L'assistante ou l'assistant de direction va contribuer à l'organisation du travail de trois membres de l'équipe de direction - le directeur ou la directrice de l'établissement, le directeur ou la directrice des études, le secrétaire général ou la secrétaire générale- en gérant et planifiant les agendas et RDV, organisant les déplacements, l'accueil physique et téléphonique et préparant les dossiers afférents à ces réunions, RDV et déplacements.

Il ou elle va planifier et organiser les bilatérales mensuelles avec les Directions d'administration centrale (DAC) : SGMAS, DRH, DGT, DGEFP, DNUM, cabinet ministre et COPIL de gouvernance.

Il ou elle va avoir une activité bureautique (frappe de courriers, de comptes rendus, et autres documents). Il ou elle suit la boîte institutionnelle de la direction et le courrier postal.

L'assistante ou l'assistant de direction est également en charge de l'organisation des instances auxquelles participent les membres du comité de direction : CODIR, Conseils d'administration, Comité social d'administration,etc. A cet égard il ou elle gère la réservation et la préparation de salle, prépare les ordres du jour, gère les participations, rédige les comptes rendus.

Il ou elle a des attributions en matière budgétaire : suivi de la carte d'achat du directeur ou de la directrice, réalisation des bons de commande et suivi des services faits dans le logiciel métier pour toutes les instances, planification et facturation des astreintes des cadres.

Par ailleurs, l'assistante ou l'assistant de direction a un rôle d'appui auprès de tous les services dans le cadre de deux missions spécifiques :
- la démarche Qualiopi de l'INTEFP : il ou elle organise les CSAC - commission de suivi de l'amélioration continue -
- l'organisation du point "brief hebdomadaire", en lien avec tous les services, qui permet un recueil d'information sur toutes les activités d'une semaine : programmes, séminaires, participants, réunions de travail,

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.

CONNAISSANCES :

Avoir une connaissance de l'organisation, du fonctionnement de l'INTEFP et des administrations, institutions, principales personnes avec lesquelles les directeurs sont en relation

SAVOIR ETRE :

Savoir travailler en équipe et partager l'information
Etre capable d'anticiper, de s'adapter
Savoir organiser son temps et sa charge de travail
Savoir échanger et faire circuler l'information
Faire preuve d'une grande confidentialité (participation Codir)
Faire preuve de rigueur, d'autonomie et d'initiative
Savoir rendre compte

SAVOIR FAIRE :

Maîtriser les techniques de secrétariat
Savoir rédiger des documents administratifs
Maîtriser les logiciels bureautiques, word, excel, power point, internet et la messagerie électronique, Microsoft 365
Savoir identifier et signaler les urgences
Savoir utiliser ponctuellement les applicatifs métier de l'Institut
Savoir établir des priorités et respecter des délais
Savoir constituer, tenir à jour et assurer le suivi des dossiers et leurs échéances
Savoir planifier, organiser