Head Of Operations - Responsable des Opérations H/F - General-Purpose AI Policy Lab

Payer : 50 000,00€ à 60 000,00€ par an

Description du poste :

Head of Operations / Responsable des opérations

Organisation : GPAI Policy Lab

Localisation : La Défense (Campus Cyber), Paris

Type de contrat : CDD évolutif en CDI / Temps plein

Rémunération : 50 000 à 60 000 € brut annuel, selon profil et expérience

Le dépôt de candidature se fait via le formulaire suivant : forms.gle/xrVDmeKHAYKtBHrr5

À propos de GPAI

Le GPAI Policy Lab est une organisation de recherche française, spécialisée sur les enjeux de sécurité et de coordination internationale posés par les modèles d'IA à usage général frontière.

Basé au Campus Cyber, son ambition est de produire une expertise technique et stratégique de haut niveau, alignée sur l'état de l'art scientifique, afin d'appuyer les acteurs français de premier plan - publics et privés - dans leur mission d'appréhension, d'anticipation, et d'élaboration de solutions concrètes face aux enjeux soulevés par le développement d'IA frontière.

Le poste

En tant que Responsable des Opérations, vous travaillerez aux côtés de la direction et sous la responsabilité de la Co-fondatrice et Responsable des Affaires Internationales. Vous êtes le garant du bon fonctionnement opérationnel de GPAI. Vous interviendrez à la croisée de trois dimensions essentielles : la structuration de nos workflows et outils de travail, la gestion administrative et financière, et le pilotage des réponses à appels à projets.

C'est un rôle fondateur : vous posez les bases sur lesquelles l'organisation va s'appuyer pour passer à l'échelle.

Responsabilités :

1. Office Management - Administration, RH & finances

Vous supervisez l'ensemble des fonctions support qui font tourner l'organisation. L'enjeu central de ce volet n'est pas seulement d'assurer leur bon fonctionnement, mais de les optimiser activement : chaque processus administratif, RH ou financier doit être aussi fluide et efficient que possible, afin de libérer du temps et de l'énergie pour les missions à plus fort impact, en particulier le développement des partenariats et la réponse aux appels à projets.

RH de bout en bout : pilotage du recrutement en coordination avec les équipes dédiées, rédaction des contrats, onboarding/offboarding, gestion de la paie, mise à disposition et configuration du matériel informatique.
Gestion budgétaire & financière : vous êtes l'interlocuteur principal du comptable et du commissaire aux comptes, et pilotez à ce titre l'ensemble des exercices comptables : clôture des comptes, bilan, et autres obligations périodiques. Au quotidien, vous veillez au bon enregistrement et suivi des factures, ainsi qu'au montage et pilotage des budgets de l'organisation.
Conformité légale & administrative : garant du respect de l'ensemble des obligations légales et déclaratives de l'association (déclarations fiscales, obligations sociales, démarches administratives liées à la vie associative), en lien étroit avec le comptable et le commissaire aux comptes.
Suivi financier : vous pilotez la conception des budgets et leur suivi au quotidien (runway, prévisionnel, écarts), et produisez les éléments de reporting financier à destination de la direction lorsque ceux-ci sont nécessaires.
Logistique, déplacements & événementiel : vous assurez le pilotage logistique des déplacements de l'équipe avec anticipation, et vous mettez en place les outils et processus qui rendent le montage des déplacements aussi fluide que possible pour l'équipe (transport, hébergement, visa...), et assurez la coordination opérationnelle et logistique des événements du Lab.
Coordination avec le Chief of Staff : vous travaillez en étroite collaboration avec le Chief of Staff pour assurer une coordination fluide sur la logistique et les aspects opérationnels associé aux missions et déplacements du CEO.
Relations prestataires : gestion et négociation avec l'ensemble des partenaires externes (entretien, maintenance, abonnements).
2. Structuration opérationnelle & automatisation

Vous concevez et déployez les processus internes qui permettent à l'équipe de travailler efficacement au quotidien.

Pilotage de Notion : architecture et maintenance de notre espace de travail collaboratif, pour que chaque collaborateur dispose d'une vision claire de ses process et responsabilités.
Automatisation des workflows : vous serez amené·e à identifier les tâches répétitives et à mettre en place des automations (onboarding, comptabilité, RH, notes de frais, reporting financier...). Pour cela, vous pourrez vous appuyer sur des outils tels que Notion, Make/Zapier, ainsi que sur des outils assistés par l'IA. Une appétence pour ces sujets est attendue ; une maîtrise complète de ces outils n'est pas requise, et vous aurez l'occasion de monter en compétences à leur contact, aux côtés de freelance qui vous accompagneront dans leur mise en place.
Culture process & pilotage de la performance : co-construction des procédures avec les équipes, en restant à l'écoute des besoins terrain pour garantir l'adoption et l'efficacité. Vous êtes garant du suivi de l'avancement de nos objectifs et key metrics of success : vous mettez en place les outils et processus qui permettent à l'organisation de piloter sa performance en temps réel, sans générer de surcharge administrative. L'enjeu est de disposer d'une visibilité claire et actionnable sur ce qui compte, sans que le suivi lui-même ne devienne un frein.
3. Réponses à appels à projets & développement des partenariats

Vous pilotez / montez en compétence sur le pilotage de la participation de GPAI aux appels à projets publics et à la gestion de la relation adhérents.

Montage des dossiers de candidature et rédaction des propositions de consultance (UE, BPI, ministères etc.) : pilotage de la réponse aux AAP en coordination avec les équipes de recherche ou dédiées, construction des budgets, garant de la qualité rédactionnelle et du respect des cahiers des charges, mise à disposition des documents administratifs nécessaires. Vous tenez le calendrier et assurez la coordination entre les différentes équipes pour apporter le contenu au dossier.
Veille stratégique : identification et anticipation des appels à projets en lien avec les activités du Lab.
Gestion de la relation adhérents : structuration de la pipeline d'adhésion, suivi, reporting et éventuellement communications à destination des membres adhérents, dans le cadre de la mise au point de newsletter.
Critères de réussite à six mois

Voici ce qui définira votre réussite au terme du premier semestre :

Vous maîtrisez l'ensemble des processus administratifs, comptables et financiers de l'organisation.
La gestion opérationnelle liée aux RH, à la comptabilité, aux adhésions et aux financements est documentée, fluide et scalable, et intégrée de façon efficiente à nos outils de travail.
Les tâches récurrentes sont automatisées là où c'est pertinent, et l'organisation dispose d'une base opérationnelle solide sur laquelle elle peut s'appuyer pour grandir.
Tous les aspects onboarding et offboarding sont solidifiés, pour permettre une intégration optimale des nouvelles recrues et une logistique fluide associée à leur arrivée.
Les processus sont clairs et intuitifs pour tous les collaborateurs : centralisation de l'information, accompagnement dans la prise en main des automations.
Vous anticipez les besoins et montez en autonomie les déplacements éventuels de l'équipe ou événements associés au travaux.
Votre écoute et votre volonté d'apprendre vous ont permis de bâtir une compréhension solide de nos activités, méthodes et approches. Vous les retranscrivez avec justesse dans les appels à projets mais aussi dans nos processus de recrutement : votre implication sur ces volets soulage drastiquement les équipes de recherche ainsi que l'équipe de direction et constitue un vrai pilier dans la fluidification de ce travail.