Assistant de Coproprietes H/F - Patrimoine SA Languedocienne

Patrimoine SA Languedocienne est une Entreprise Sociale pour l'Habitat (ESH) engagée dans la construction et la gestion de logements sociaux. Avec plus de 15 000 logements à son actif, notre mission est de contribuer activement à l'accès au logement pour tous, dans le respect de valeurs humaines fortes telles que la solidarité, la mixité sociale et le développement durable.

Nous croyons fermement que l'immobilier social ne se limite pas à construire des murs, mais à offrir un véritable cadre de vie, permettant à chacun de s'épanouir. Chaque membre de notre équipe, au sein des 190 collaborateurs de l'entreprise, joue un rôle essentiel dans la réalisation de ces projets à fort impact social.

L'Assistant(e) de Copropriétés contribue à la gestion administrative de l'activité syndic dans le respect de la règlementation. Il/Elle assure l'accueil du service et travailles en étroite collaboration avec les gestionnaires de copropriétés.

Missions principales

Accueil et gestion quotidienne
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du service Copropriétés.
-Informer et orienter les interlocuteurs : copropriétaires, fournisseurs, prestataires, etc.
-Gérer la boîte mail « syndic » ainsi que le traitement du courrier.

Suivi administratif et technique des copropriétés
-Prendre en charge les demandes de premier niveau et les demandes de devis, en lien étroit avec les gestionnaires de copropriétés.
-Contribuer à la qualité des relations avec les clients et partenaires.
-Gérer les clés, badges et émetteurs : commandes, encodage, distribution.
-Assurer le suivi administratif des Assemblées Générales : diffusion des procès-verbaux, enregistrements, archivage.
-Mettre en oeuvre les décisions issues des Assemblées Générales ou des Conseils Syndicaux : demandes d'interventions, actions administratives, etc.
-Mettre à jour les informations dans le logiciel métier et participer à la gestion électronique des documents (GED).

Gestion assurances et sinistres
-Participer au suivi des dossiers d'assurance et sinistres : enregistrement des déclarations, suivi des actions, indemnisations et paiements.

Appui transversal au service
-Assurer le suivi des rendez-vous et des moyens généraux (fournitures, matériel...).
-Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Formation & expérience :
-Une première expérience ou des connaissances de base en gestion de copropriétés ou en gestion technique d'immeubles sont appréciées.
-Une formation administrative, immobilière ou équivalente constitue un plus.

Compétences techniques :
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...).
-Capacité à collecter, traiter et transmettre des informations à l'oral comme à l'écrit.
-La connaissance du logiciel syndic IMADIS est un atout.

Qualités personnelles :
-Aisance relationnelle et sens du service client.
-Organisation, rigueur et capacité d'anticipation.
-Adaptabilité, réactivité et goût pour le travail en équipe.
-Sens de la confidentialité et fiabilité dans le suivi des dossiers.