Assistant Administratif - Appui à la Direction H/F - Communaute Professionnelle Territoriale

Sous l'autorité de la directrice et du bureau de l'association, l'assistant administratif assure la gestion administrative courant de la structure et apporte un appui renforcé à la direction dans le suivi des actions, la préparation de documents et l'organisation des éléments utiles au bon fonctionnement de la structure.
Mission 1 : Appui à la gouvernance de la CPTS
- Gestion des mails et courriers
- Gestion des convocations
- Préparation des documents de réunions
- Rédaction de comptes rendus
- Réservation des salles ou lieux si besoin
Mission 2 : Gestion administrative courante
- Suivi administratif des dossiers en cours
- Mise à jour de l'annuaire et des fichiers utiles
- Suivi administratif des adhésions et des renouvellements
- Classement et archivage des documents
- Commandes de fournitures et suivi des livraisons si besoin
- Assurer l'accueil téléphonique de la structure
Mission 3 : Suivi administratif et comptable
- Collecte, tri et transmission des pièces comptables
- Lien administratif avec le cabinet comptable, la direction et les personnes concernées
- Suivi administratif des dépenses et justificatifs liés aux actions de la CPTS
- Appui administratif au suivi de certains tableaux de dépenses ou de suivi simple.
Mission 4 : Appui administratif renforcé aux actions de la CPTS
- Gestion des inscriptions aux actions et événements
- Préparation des listes de participants
- Lien administratif avec les prestataires
- Appui logistique des actions ou événements
- Préparation d'outils simples de suivi
- Appui à la compilation de certains indicateurs ou éléments de suivi selon les besoins
- Préparation des documents ou supports internes en appui à la direction

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).