Chef du Secrétariat Général H/F - Service Public

- La gestion administrative, notamment le suivi des marchés publics et des conventions de partenariat ainsi que le suivi des prestataires ;
- La gestion budgétaire, notamment la gestion et la liquidation de la paie, la préparation du budget en lien avec la direction, la préparation des documents budgétaires du PLF en lien avec la tutelle ; la réalisation des dialogues de gestion avec la direction, les chefs de départements et l'agence comptable et la mise en oeuvre des procédures internes de contrôle de gestion en lien avec l'agence comptable ;
- La gestion des ressources humaines, notamment le suivi des carrières et des formations et la gestion des dossiers individuels des agents ;
- La mise en oeuvre des processus techniques de valorisation des travaux de l'OFDT (maquettage, correction typographique, mise en ligne, etc.), dans le respect du cadre éditorial et de la stratégie de communication définis par la direction.

Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur de l'observatoire, secondé par une directrice adjointe, le/la chef(fe) du secrétariat général encadre et anime une équipe pluridisciplinaire d'une dizaine d'agents, principalement de catégorie A (chargés de mission, gestionnaire de paie, documentaliste, webmestre, infographiste). Il/elle est membre du comité de direction.

Il/elle garantit le fonctionnement administratif, budgétaire, RH et logistique du GIP et le bon déroulement des processus techniques de valorisation des travaux de l'OFDT, en lien étroit avec la direction. Il/elle articule son activité avec l'agence comptable et les deux autres chef(fe)s de départements pour la programmation budgétaire et son suivi, la mise en oeuvre des partenariats et des marchés publics, et la gestion des ressources humaines. Sous l'autorité du directeur de l'observatoire, il/ elle est l'interlocuteur principal de la MILDECA (direction administrative et financière) s'agissant des documents budgétaires liés à la SCSP (PAP, RAP, documents techniques de budgétisation...).

L'OFDT est actuellement engagé dans une réorganisation fonctionnelle, qui prévoit l'instauration d'un temps dédié d'un des collaborateurs du secrétariat général à des fonctions d'adjoint(e) au/à la chef(fe) du secrétariat général. Le périmètre du poste de chef(fe) du secrétariat général ne devrait cependant pas connaître d'évolution majeure.

Responsabilité administrative et budgétaire
· Actualisation régulière et mise en oeuvre des procédures internes de gestion et de contrôle interne;
· Préparation du budget et appui et conseil à la direction pour la programmation budgétaire;
· Animation du dialogue de gestion avec la direction, l'agence comptable et les chef(fe)s de départements;
· Elaboration et actualisation du plan de gestion des risques, de l'organigramme nominatif fonctionnel et dialogue avec le contrôle financier et budgétaire des services du premier ministre en lien avec l'agence comptable;
· Mise en oeuvre et suivi des procédures de conventionnement dans leurs aspects juridiques et budgétaires (gestion des appels d'offres, formalisation des partenariats scientifiques, suivi des subventions, etc.);
· Fiabilisation des circuits de dépense et développement d'une stratégie d'amélioration de l'efficience de l'établissement;
· Veille administrative et des évolutions règlementaires relatives à la gestion budgétaire d'un organisme public;
· Garantie du bon fonctionnement des outils de gestion (RH, paie, etc.);
· Organisation et coordination du fonctionnement régulier de l'établissement (gestion des locaux en lien avec la DSAF, suivi et mise en oeuvre des marchés publics et des contrats avec les prestataires extérieurs, notamment le prestataire informatique, etc.).

Responsabilité RH
· Pilotage de la gestion des ressources humaines: élaboration et mise en oeuvre de la politique RHde l'OFDT;
· Gestion RH (rédaction des contrats de travail et des avenants, gestion des congés et des absences, du CET, suivi du télétravail, etc.);
· Organisation et suivi des recrutements;
· Participation, aux côtés du directeur, secondé par une directrice adjointe, aux instances de représentation du personnel (CSA, groupes de travail internes, etc.);