Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Université de Lille

Les missions du poste de Gestionnaire de Formation sont :

- Assurer le fonctionnement du secrétariat, accueil physique et téléphonique
- Gestion pédagogique des 2e années et des 3e années principalement (affichage et mise à jour des emplois du temps, gestion des absences, plannings, salles, devoirs surveillés) ainsi que des étudiants en alternance.
- Utilisation des logiciels SCODOC et éventuellement APOGEE pour le suivi pédagogique (saisie des notes, bulletins et PV) et de notre site des stages (édition des conventions, suivi, organisation des soutenances).
- Organisation des simulations d'entretien d'embauche avec des intervenants extérieurs
- Suivi des demandes de poursuites d'études des étudiants.

Les activités principales :

- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
- Organiser les examens, jurys, sélections
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité
- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement

- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)
- Elaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums et salons
- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)
- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)
- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

- Logiciels bureautiques courants
- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
- Maquettes des formations
-Établissement et ses composantes
- Procédures administratives et règlement des études
- Anglais : expression orale et écrite (niveau attendu A1) + compréhension orale et écrite (niveau attendu A1)

Savoir-faire opérationnels :

- Travailler dans les délais contraints
- Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
- Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
- Respecter la confidentialité des données

Savoir-faire comportementaux :

- Avoir le sens de l'accueil et du service public
- Faire preuve d'organisation
- Faire preuve de réactivité
- Travailler en équipe
- Faire preuve d'impartialité
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances