Office Manager Bilingue Espagnol H/F - Squad Toulouse

Nous recherchons un(e) Office Manager bilingue Espagnol, dynamique et organisé(e) pour assurer la gestion quotidienne de notre agence. En tant qu'Office Manager, vous serez référent(e) pour l'ensemble des activités administratives, humaines et logistiques de notre structure. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des équipes, la gestion des ressources et le maintien d'un environnement de travail efficace et agréable.

Poste basée à Biot (06).

Espagnol professionnel requis car gestion de notre filiale basée en Espagne.

Missions :

ADMINISTRATION DU PERSONNEL
Edition des contrats de travail et avenants
Process entrée et sortie (ON et OFF) : Constitution et suivi des dossiers du personnels / Tenue des tableaux de bord + Traitement des SDTC + Mise à jour des outils
Saisie et suivi des absences
Traitement des éléments variables de paie
Constitution et suivi des dossiers des travailleurs étrangers (Autorisation de travail)
Rédaction et suivi de courriers divers

SECURITE PHYSIQUE et ASSETS
Suivi des indicateurs sécurité
Gestion des accès physiques
Tenue du registre des visiteurs
Mise à jour tableau de bord
Gestion des ASSETS => restitutions et remises des PCS

ACCUEIL + SERVICES GENERAUX
Accueil physique et téléphonique
Réservation et mise en place des salles de réunion
Réception et traitement du courrier + colis
Envoi des PCs ou matériels via DHL
Services généraux
Gestion de fournitures diverses et suivi du réassort
Gestion des EPI
Suivi des prestataires locaux - validation des factures (ménage, électricité, alarme, clim)
Veiller à la bonne tenue de l'agence et son agencement

EVENEMENTS
Organisation des évènements locaux, mise en place des évènements internes
Être actif sur notre réseau social interne

Profil recherché :
Vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum en Administration du personnel/Office Manager ou dans un poste similaire avec des compétences avérées en gestion administrative, ressources humaines et agence.

Vos compétences clés incluent : une excellente communication orale et écrite, de solides compétences organisationnelles, ainsi qu'une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (suite Office), et idéalement LUCCA/SYGES. Vous faites preuve d'autonomie et de rigueur. Vous êtes. Nous attendons des candidat(e)s motivé(e)s et débrouillard(es), doté d'un excellent esprit d'équipe, d'un grand sens du service et de la communication afin d'assurer une organisation optimale de l'agence. Si vous souhaitez relever ce défi avec professionnalisme et enthousiasme, n'hésitez pas à postuler dès maintenant.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Collecter et analyser des données, des informations,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Langues: Espagnol exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Conseil en systèmes et logiciels informatiques

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.