Assistant Paroissial H/F - Assoc Diocesaine de Lyon

La Paroisse Notre Dame des Apôtres recherche actuellement un(e) assistant(e) paroissial(e) dans le cadre d'un remplacement maladie. En lien avec votre équipe et les différents interlocuteurs liés à vos activités, vous prenez en charge les missions suivantes :

Accueil et secrétariat général:
- Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels téléphoniques, courriers et emails.
- Fournir des renseignements divers et répondre aux demandes spécifiques.
- Suivre les stocks et passer les commandes de matériel administratif, mobilier, de ménage et d'hygiène.
- Gérer les abonnements aux revues et presse.
- Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des factures.
- Tenir à jour les plannings d'occupation des salles paroissiales et des églises.
- Gérer le calendrier des célébrations, des célébrants et les plannings des différentes équipes (baptême, mariage, funérailles, catéchèse, etc.).
- Assurer la gestion des réservations pour les salles de réunion et les retraites de préparation (catéchèse et communion).

Communication paroissiale:
- Préparer et diffuser la feuille d'annonces hebdomadaire ainsi que la newsletter numérique.
- Mettre à jour le site paroissial, la page Facebook, le compte Instagram ainsi que les informations sur Messeinfos.
- Préparer des affiches, tracts et annonces pour les événements paroissiaux (ex : dans le journal "Le Progrès").

Gestion des dossiers sacramentels:
- Assurer la gestion administrative des baptêmes, mariages et funérailles : réception des demandes, préparation des dossiers, prise de rendez-vous, suivi des dérogations et invitations aux temps de préparation.
- Soutenir les équipes (baptême, mariage, funérailles) dans leur organisation, matériel et inscription aux formations.

Administratif et soutien aux équipes:
- Administrer la base de données paroissiale (Enoria) et suivre l'équipe des accueillants.
- Collaborer avec l'association paroissiale concernant la gestion des locaux et leur entretien.
- Tenir à jour les registres paroissiaux (baptêmes, mariages, funérailles) et établir des copies d'actes.
- Préparer les feuilles de chants, documents pour les célébrations, et effectuer les achats nécessaires (hosties, vin, cierges).

Profil recherché
- Formation : Diplôme en secrétariat ou assistanat (niveau Bac à Bac +2).
- Compétences informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Compétences rédactionnelles : Capacité à rédiger divers documents avec rigueur et précision.
- Organisation et fiabilité : Autonomie, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Confidentialité et discrétion : Sens du respect de la confidentialité dans le cadre du travail au sein de la paroisse.
- Adaptabilité : Capacité à s'adapter à des tâches variées et à travailler en équipe.
- Connaissance ecclésiale : Une bonne connaissance de l'environnement ecclésial serait un atout.

Temps de travail: 50 % soit 17h30 par semaine
Rémunération : de 911,52 euros bruts mensuel

Pote à pourvoir au plus tôt
Si vous êtes organisé(e), polyvalent(e), et souhaitez contribuer à la vie d'une paroisse, n'hésitez pas à nous adresser votre candidature !

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations religieuses

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.