Secrétaire d'Agence - Infrep Boulogne H/F - Institut National de Formation et de Rec

L'INFREP, l'Institut National de Formation et de Recherche sur l'Éducation permanente, est pleinement engagé dans le domaine de la formation professionnelle.

L'agence INFREP Boulogne est implantée sur ce territoire depuis 1986. Nos locaux en plein coeur de Boulogne à deux pas du métro Marcel Sembat (ligne 9), sont ouverts tous les jours de 8h30 à 17h30 et adaptés aux personnes en situation de handicap.

Notre agence propose de nombreuses formations accessibles et adaptées à tous.VOTRE MISSION :
Sous l'autorité du Responsable d'Agence, le (la) Secrétaire d'Agence est chargé(e) de
l'accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du
traitement des documents administratifs liés à l'exploitation dans le cadre de consignes
générales permanentes. Il (elle) peut être appelé(e) à prendre des initiatives pour adapter les
instructions et en prévoir les moyens d'exécution.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITES :
Gestion de l'accueil et des flux
- Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des
rendez-vous ou les confirmer
- Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
- Traiter le courrier, frapper les courriers et les documents, alimenter le chrono courrier
(départ et arrivée)
- Réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement
Gestion administrative des stagiaires
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires, recueillir les pièces auprès des
formateurs, constituer le dossier, le contrôler et le transmettre à l'organisme concerné
- Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents
administratifs relatifs à la réglementation interne (documents de gestion
administrative, documents qualité QUALIOPI.) et externe (sources légales, cahiers
des charges clients.)
- Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence
Gestion administrative des actions de formation
- Instruire et transmettre aux Services Généraux les éléments permettant l'établissement
des différents types de contrats de travail, s'assurer qu'ils sont renseignés et visés
- Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services
Généraux
- Etablir les conventions de formation
- Recueillir de manière continue les informations concernant les entreprises et les
stagiaires auprès des formateurs, les saisir dans la base de données
Gestion administrative des fournisseurs et des achats
- Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention
- Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
- Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services
Généraux
- Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice
du budget mensuel
- Transmettre ces factures aux services généraux
Gestion administrative des clients
- Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services
généraux
- Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques
- Recueillir les données concernant le budget mensuel de l'agence, faire valider le
budget par le responsable d'agence et transmission aux Services Généraux
Relations internes/externes
- Avec les Services Généraux pour faire remonter les informations administratives,
comptables et financières
- Avec le Responsable d'Agence pour recueillir des informations et les faire valider
- Avec l'équipe pédagogique pour les situations et démarches administratives des
stagiaires
- Avec les organismes en charge de la gestion administrative relative aux stagiaires
- Avec les clients pour les démarches administratives
PROFIL RECHERCHE :
- Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.
- Expérience appréciée dans un organisme de formation ou un environnement similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
- Sens de l'organisation, rigueur et discrétion.
- Excellent relationnel, sens de l'accueil et capacité à gérer plusieurs tâches
simultanément.
- Autonomie et esprit d'initiative.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes