Assistant·e ADV H/F - France Travail

Mission générale
Véritable pivot de l'entreprise, vous assurez la gestion complète du cycle de vente et la fluidité des opérations. Dans un environnement en pleine croissance et parfois peu formalisé, vous faites preuve d'une grande autonomie pour aller chercher l'information et garantir la satisfaction client. Vous êtes le garant de la liaison entre les clients, les agents commerciaux, les fournisseurs et les sites de production.

Missions principales

1. Administration des ventes
Commandes clients: saisie des commandes clients (environ une dizaine par jour) et émission de la facturation associée.
Commandes fournisseurs : enregistrement et validation des factures fournisseurs dans le logiciel ebp.
Suivi des agents : calcul et suivi mensuel de la facturation des agents commerciaux et envoi de leurs bilans de vente.
Recouvrement : relances proactives en cas d'impayés ou d'anomalies de règlement.

2. Service client
Gestion de l'accueil : accueil téléphonique et gestion centralisée du mail générique.
Pilotage des réclamations : prise en charge de a à z, incluant la saisie dans le tableau de suivi, la création des avoirs, la résolution du litige (transporteurs ou fournisseurs) et l'information des agents.
Support force de vente : renseignement des agents sur l'état des stocks et la disponibilité des produits, incluant la création d'un rapport mensuel sur la disponibilité des produits

3. Coordination opérationnelle & logistique
Arbitrage production : communiquer par email au responsable de site les priorités de fabrication (esat/prison) en fonction de l'urgence des commandes pour réajuster la production si nécessaire.
Gestion des documents de stock : création et gestion, en lien avec les priorités décidées par le responsable de site, des documents de stock (bons de transfert, bons de fabrication)
Gestions des transports pour la production : gestion des transports nécessaire à la production (déplacement de matière et produits bruts pour la production)
Gestion des avaries : traitement des problèmes de qualité ou de quantité lors des réceptions fournisseurs.
Suivi des flux : organisation et suivi des expéditions via dpd, la poste ou transporteurs palettes.

4. Contribution à l'amélioration des processus
Sens du concret : capacité à intervenir directement sur le terrain, comme pour la vérification physique des stocks sur palettes ou l'aide ponctuelle à la manutention de cartons.
Structuration : participation à la création de procédures simples ou d'outils de suivi pour optimiser l'organisation interne.
Évolution du périmètre : participation à des projets transverses comme le catalogue 2026 ou la mise à jour du site web.
Note importante : les missions de ce poste sont évolutives. Une grande flexibilité est attendue, car vous pourrez être sollicité(e) pour un soutien ponctuel hors périmètre ou voir vos responsabilités se transformer durablement selon les besoins de l'entreprise.

Profil recherché
- Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques comme excel, word et outlook et notamment de la suite google office
- Expérience sur un logiciel de gestion commerciale, EBP idéalement, étant appréciée.
- Connaissance des processus de facturation et de logistique.

Qualités personnelles
- Polyvalence et pragmatisme : vous aimez passer de l'analyse de données à l'action concrète en entrepôt.
- Capacité d'adaptation : vous êtes à l'aise dans un environnement en construction où la curiosité et l'initiative sont clés.
- Rigueur et organisation : capacité à gérer les priorités et le multi-tâches sans perdre le sens du détail.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de produits pharmaceutiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.