Agent en Charge de la Vie Associative et de l'Evènementiel H/F - Mairie de L'etang la Ville

Nous recherchons un ou une agent en charge de la vie associative et de l'évènementiel pour rejoindre notre Direction des Services à la Population.
Sous la responsabilité de la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative, Évènementiel, vous aurez en charge :
- Gestion administrative et financière du service Vie Associative et Évènementiel,
- Élaboration des plannings d'utilisation des salles municipales,
- Élaboration des documents de suivi (convention, règlement intérieur.),
- Pilotage des évènements organisés par la commune (Fête de L'Étang la Ville, Forum des associations, Fête de Noël.),

VIE ASSOCIATIVE :
Sous l'autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :
- L'élaboration du planning d'utilisation des équipements communaux mis à disposition,
- La gestion des demandes d'utilisation exceptionnelle,
- L'élaboration de l'ensemble des documents relatifs à cette utilisation (convention, R.I.),
- L'interface entre les demandes des associations, les contraintes des services municipaux et les décisions politiques,
- L'organisation d'une réunion annuelle de type bilan en présence de l'élu de secteur et des Présidents d'association,
- Le pilotage du suivi des demandes de subvention (définition des critères, étude des demandes, notification.),

EVENEMENTIEL :
Sous l'autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :
- L'élaboration et la mise à jour d'un calendrier annuel des évènements,
- La coordination administrative et opérationnelle des évènements municipaux (création d'outils type rétroplanning),
- La sollicitation des différentes institutions notamment dans le cadre de la recherche de partenariat,
- D'initier et d'expérimenter de nouvelles actions visant à contribuer au rayonnement local,
- L'organisation d'évènements visant à améliorer la cohésion et à rapprocher les équipes (Soirée du personnel, Voeux du Maire au personnel, autres à définir)
- Les évènements commémoratifs ne seront pas à votre charge.
CONTRAINTES ET AMÉNAGEMENT DU POSTE
- Transversalité des connaissances nécessitant une veille juridique constante et un plan de formation continue,
- Travail en horaires décalés et notamment le week-end,
- Présence obligatoire sur les évènements municipaux,
- Poste susceptible d'évoluer en fonction des missions confiées à la DSP,
- Poste à temps complet comprenant une permanence le samedi matin (renfort à l'accueil du public - 1 semaine sur 2),
- Régisseur d'avance et de recettes.
COMPÉTENCES REQUISES
- Être force de propositions sur l'ensemble des sujets traités,
- Être aguerri aux principes de la méthodologie de projet,
- Excellent sens des relations humaines,
- Sens du service public,
- Capacité à travailler avec l'ensemble des services municipaux,
- Rigueur, organisation et autonomie, trois qualités fondamentales,
- Discrétion et réserve professionnelle,
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook.),
- Connaissances des procédures administratives, de la comptabilité publique et du statut de la fonction publique territoriale.

Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP)
Action sociale : adhésion au CNAS, versement de prestations d'action sociale.
Transport : remboursement à 75 % des coupons d'abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail

Pour candidater : envoyer CV et lettre de motivation à : ****@****.**

Experience: 1 An(s)

Compétences: Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel,Concevoir et gérer un projet,Concevoir une animation événementielle,Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Elaborer, suivre et piloter un budget,Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation,Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture,Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes,Gérer le budget de son unité,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Mettre en oeuvre des actions de communication,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Négocier avec les prestataires externes,Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement,Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention,Répondre à un appel d'offre,Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.