Assistant Copropriété H/F - Oph de la Metropole de Lyon

Rattaché(e) à sa directrice, vous travaillez au sein d'une équipe constituée d'une douzaine de collaborateurs.

Vos principales missions seront de faciliter la production administrative et d'être l'interface relationnelle entre les copropriétaires et les gestionnaires :

- Assister les gestionnaires de copropriété (mutualisation) sur un portefeuille défini

- Suivre les demandes des copropriétaires

- Réserver les salles pour les AG et suivi

- Diffuser les PV d'AG aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés, mettre à jour le registre de copropriété + gestion du registre des mandats

- Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires

- Déclarer les sinistres en MRI

- Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs

- Classer et suivre des dossiers de copropriétés

- Créer des contrats sous la GED et MAJ

- Reprendre les contrats de fluides

- Saisir et vérifier des frais postaux des copropriétés.

Accueil :

- Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées

- Accueillir les clients et les entreprises

- Gérer les clés et les contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones,

- Traiter le courrier papier et mails, répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues

- Gérer l'espace clients extranet et de la GED

- Traiter les mutations et mettre à jour le logiciel

- Gérer des courriers NPAI.

Secrétariat :

- Archiver les dossiers de copropriétés

- Commander les fournitures du syndic

- Gérer les voitures de service (garage, pneus)

- Distribuer le courrier.

Experience: 24 Mois

Compétences: Réglementation de la copropriété,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public,Evaluer et chiffrer des réparations,Gérer des réclamations et litiges,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.